Jak skutecznie zrezygnować z funkcji w zarządzie spółki z o.o.?

Rezygnacja z funkcji członka zarządu spółki z o.o.

W pierwszej kolejności powinnam rozwiać Pana złudzenia co do tego, że samo dokonanie rezygnacji to czysta formalność — jest dokładnie przeciwnie. Bardzo wiele osób pełniących funkcje w zarządach spółek żyje w błędnym przekonaniu, iż np. samo wysłanie pisma z rezygnacją do wspólników albo do pozostałych członków zarządu pozwala skutecznie opuścić spółkę. Tymczasem w wyniku uchybień formalnych mogą oni być w dalszym ciągu uznawani za członków organów spółek, nawet wbrew własnej woli. Stąd też w pierwszej kolejności trzeba dopilnować, aby wymienione przez Pana osoby złożyły rezygnacje skutecznie – tj. żeby nie pojawiały się wątpliwości, czy w dalszym ciągu są w zarządzie spółki. Postaram się objaśnić ten problem jak najszerzej.

Rezygnacja jest czynnością jednostronną — oznacza to, że dla wygaśnięcia stosunku prawnego nie jest wymagane jakiekolwiek działanie ze strony adresata; wystarczy wola członka zarządu, by zakończyć sprawowanie funkcji. Zgodnie z art. 60 K.c., „wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny, w tym również przez ujawnienie tej woli w postaci elektronicznej (oświadczenie woli)”.

Zobacz też: Rezygnacja z funkcji prezesa zarządu

Oświadczenie o rezygnacji z funkcji członka zarządu spółki z o.o.

Członek zarządu może więc złożyć oświadczenie o rezygnacji w dowolnej formie, jednak ze względów praktycznych i w celach dowodowych przyjmuje się, że powinno być ono złożone na piśmie.

Moment, kiedy takie oświadczenie staje się skuteczne, określa z kolei art. 61 § 1 K.c.:

„Oświadczenie woli, które ma być złożone innej osobie, jest złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią. Odwołanie takiego oświadczenia jest skuteczne, jeżeli doszło jednocześnie z tym oświadczeniem lub wcześniej”.

Adresatem oświadczenia członka zarządu z całą pewnością jest spółka, a zatem oświadczenie wywiera skutki prawne z chwilą, gdy adresat mógł się zapoznać z jego treścią: „Oświadczenie woli o rezygnacji z funkcji członka zarządu, jak była już o tym mowa, jest jednostronną czynnością prawną wymagającą zakomunikowania innej osobie, zatem do czynności tej odnosi się regulacja wynikająca z art. 61 K.c. Według powołanego przepisu, oświadczenie woli, które ma być złożone innej osobie, jest złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią. Przytoczony przepis nie wymaga, aby adresat zapoznał się z treścią przekazanego mu oświadczenia woli, wystarczy samo dojście oświadczenia woli do adresata w taki sposób, żeby mógł w zwykłym toku czynności, bez szczególnych nakładów czy starań, zapoznać się z jego treścią. Innymi słowy, jeżeli oświadczenie woli doszło w taki właśnie sposób do adresata, następują skutki wskazane w art. 61 K.c., bez względu na to, czy adresat zapoznał się z treścią tego oświadczenia” (postanowienie Sądu Najwyższego z dnia 19 sierpnia 2004 r., sygn. V CK 600/03).

Dla skuteczności takiego oświadczenia nie jest wymagana ani akceptacja ze strony organów spółki, ani podjęcie formalnej uchwały w tym względzie, ani żadna inna czynność. Rezygnacja jest suwerenną decyzją członka zarządu i spółce nie przysługuje możliwość sprzeciwienia się jej z uwagi chociażby na swoje istotne interesy — interesy spółki dostatecznie zabezpiecza art. 746 § 2 K.c., pozwalający dochodzić odszkodowania w razie zakończenia stosunku prawnego bez ważnego powodu.

Przeczytaj też: Wynagrodzenie członka rady nadzorczej spółdzielni mieszkaniowej

Komu personalnie powinno być złożone oświadczenie o rezygnacji z funkcji członka zarządu?

Niestety, jeśli chodzi o ustalenie, komu personalnie powinno być złożone oświadczenie o rezygnacji z funkcji członka zarządu, to tutaj sprawa jest niejednoznaczna — zarówno w doktrynie, jak i w orzecznictwie trwają nieustające spory, kto powinien reprezentować spółkę jako adresat tego oświadczenia. Poglądy w tym zakresie są niezwykle urozmaicone: jedni uważają, że powinien to być organ, który powołał członka zarządu (a zatem zgromadzenie wspólników lub rada nadzorcza), inni obstają przy zasadzie biernej reprezentacji organów spółki (czyli włączają w krąg uprawnionych także pozostałych członków zarządu), niektórzy wskazują jeszcze pełnomocnika i prokurenta, ustanowionych uchwałą zgromadzenia wspólników. Na potwierdzenie przytaczam kilka poglądów z orzecznictwa:

• „Rezygnacja z mandatu członka zarządu spółki w każdym czasie stanowi uprawnienie tego członka i nie powinno być ograniczane w wyniku ukształtowania się określonej sytuacji faktycznej w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością, w której działa zarząd jednoosobowy i nie powołano rady nadzorczej, a samo złożenie bezpośrednio wspólnikom oświadczenia o rezygnacji nie byłoby prawnie skuteczne. W rezultacie należało przyjąć, że ustanowiony przez zgromadzenie pełnomocnik spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest umocowany do przyjmowania oświadczenia zawierającego rezygnację członka zarządu z pełnionej przez niego funkcji (art. 210 § 1 w związku z art. 202 § 4 K.s.h.)” (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 3 listopada 2010 r., sygn. V CSK 129/10);
• „Nie powinno, więc ulegać wątpliwości, że w przypadku, gdy organem powołującym zarząd jest rada nadzorcza, jej należy zakomunikować treść rezygnacji. Jest przy tym wystarczające (w braku odmiennych postanowień regulaminu rady nadzorczej) dojście oświadczenia woli o rezygnacji z funkcji członka zarządu do jednego z członków rady nadzorczej w sposób określony w art. 61 K.c. Ten moment można też uznać za chwilę złożenia rezygnacji. Jeżeli w umowie pozwanej spółki nie powołano organu, jakim jest rada nadzorcza, a członków zarządu wybiera zgromadzenie wspólników, należy przyjąć, że skuteczne złożenie rezygnacji wymagało dotarcia oświadczenia do tego ostatniego organu spółki” (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 7 maja 2010 r., sygn. III CSK 176/09);
• „Oświadczenie woli o rezygnacji z funkcji członka zarządu jest jednostronną czynnością prawną, która wywołuje skutek w niej wyrażony (art. 56 K.c.) i prowadzi do wygaśnięcia z mocy prawa korporacyjnego stosunku członkostwa w zarządzie spółki z chwilą zakomunikowania woli rezygnacji (art. 61 § 1 zdanie pierwsze K.c.) właściwemu organowi spółki lub jej reprezentantowi (w rozpoznawanej sprawie drugiemu z członków pełniącemu funkcję prezesa zarządu) w sposób umożliwiający zapoznanie się z treścią złożonej rezygnacji, która nie wymaga ich akceptacji” (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 21 stycznia 2010 r., sygn. II UK 157/09)
• „Dopuszczając rezygnację, jako jeden ze sposobów wygaśnięcia mandatu, ustawodawca wskazał, że rezygnacja musi zostać skierowana do właściwego podmiotu. W przypadku, gdy organem powołującym zarząd jest rada nadzorcza, to jej należy zakomunikować treść rezygnacji, jeżeli natomiast w spółce nie działa rada nadzorcza, a członków zarządu wybiera zgromadzenie wspólników należy przyjąć, że skuteczne złożenie rezygnacji wymaga dotarcia oświadczenia do tego ostatniego organu spółki, czyli organem właściwym jest zgromadzenie wspólników” (wyrok Sądu Apelacyjnego w Łodzi z dnia 10 września 2013 r., sygn. III AUa 1478/12).

Zobacz również: Rezygnacja z funkcji prokurenta

Prawidłowe złożenie oświadczenia o rezygnacji z funkcji członka zarządu 

Powiadomienie nawet wszystkich wspólników nie jest tożsame ze złożeniem oświadczenia organowi — potrzebne jest zwołanie formalnego zgromadzenia wspólników (wtedy trudno kwestionować, że rezygnacja nie została w ten sposób złożona spółce). Wynika to jednoznacznie z orzecznictwa: „Kiedy rezygnację zamierza złożyć jednoosobowy zarządca, który w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością powoływany jest przez zgromadzenie wspólników, nie może tej rezygnacji składać wspólnikom” (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 2 października 2014 r., sygn. IV CSK 7/14); „Prawidłowe złożenie oświadczenia o rezygnacji na zgromadzeniu wspólników daje temu organowi możliwość natychmiastowego powołania nowego członka zarządu. Takiej możliwości nie daje powiadomienie wspólników” (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 7 maja 2010 r., sygn. III CSK 176/10); „Dopuszczając rezygnację, jako jeden ze sposobów wygaśnięcia mandatu, ustawodawca wskazał, że rezygnacja musi zostać skierowana do właściwego podmiotu. W przypadku, gdy organem powołującym zarząd jest rada nadzorcza, to jej należy zakomunikować treść rezygnacji, jeżeli natomiast w spółce nie działa rada nadzorcza, a członków zarządu wybiera zgromadzenie wspólników należy przyjąć, że skuteczne złożenie rezygnacji wymaga dotarcia oświadczenia do tego ostatniego organu spółki, czyli organem właściwym jest zgromadzenie wspólników. Należy przy tym zauważyć, że powzięcie wiadomości o rezygnacji przez wszystkich wspólników nie jest tożsame z powzięciem o tym wiadomości przez spółkę. Prawidłowe złożenie oświadczenia o rezygnacji na zgromadzeniu wspólników daje temu organowi możliwość natychmiastowego powołania nowego członka zarządu. Takiej możliwości nie daje powiadomienie wspólników” (wyrok Sądu Apelacyjnego w Łodzi z dnia 10 września 2013 r., sygn. III AUa 1478/12); „Mandat członka zarządu to uprawnienie do pełnienia funkcji w organie spółki, mandat może przysługiwać członkowi zarządu nawet po upływie kadencji albowiem zgodnie z powołanym przepisem wygasa on z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu. Warunkiem koniecznym do wygaśnięcia mandatu jest więc odbycie takiego zgromadzenia, którego przedmiotem jest zatwierdzenie sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy. Jeżeli takie zgromadzenie się nie odbyło, to skutek w postaci wygaśnięcia mandatu nie nastąpi” (wyrok Sądu Apelacyjnego w Katowicach z dnia 3 czerwca 2015 r., sygn. I ACa 57/15).

Tak to wyglądało do 2016 r. — co sąd, to pogląd. Na tej bazie dawało się ustalić mniej więcej właściwego adresata oświadczenia o rezygnacji. Jednakże 31 marca 2016 r. Sąd Najwyższy podjął uchwałę, w której stwierdził, że np. Rada Nadzorcza nie jest uprawniona do przyjmowania oświadczenia o rezygnacji z funkcji członka zarządu, nawet jeżeli ma prawo go powoływać: „Brak w obowiązującym stanie prawnym podstaw do stwierdzenia wyjątku od zasady reprezentacji biernej spółki przez zarząd w zakresie dotyczącym oświadczeń członków zarządu o rezygnacji ze sprawowania funkcji na rzecz organu uprawnionego do powoływania członków zarządu. Pogląd o istnieniu takiego wyjątku – częściowo, gdy organem uprawnionym do powoływania członków zarządu byłaby rada nadzorcza, zbieżny w swych skutkach z poglądem rozpatrywanym wcześniej – nie ma żadnego oparcia w ustawie. Brak nawet takiego zaczepienia, jakim są art. 210 § 1 i art. 379 § 1 K.s.h. dla stanowiska przyznającego reprezentację spółki w omawianym zakresie radzie nadzorczej lub pełnomocnikowi powołanemu przez organ właścicielski. Organy uprawnione do powoływania członków zarządu nie są przystosowane do wykonywania reprezentacji, tym samym nie wiadomo, w jaki sposób miałaby się odbywać reprezentacja spółki przez taki organ. (…) Uzależnienie skuteczności oświadczenia o rezygnacji z funkcji w zarządzie od jego złożenia w taki sposób, aby mogły się z nim zapoznać osoby pełniące funkcję organu uprawnionego do powoływania członków zarządu, byłoby rozwiązaniem jeszcze mniej funkcjonalnym niż rozwiązanie wywodzone z art. 210 § 1 i art. 379 § 1 K.s.h. Ze względu na to, że organy uprawnione do powoływania członków zarządu nie działają stale i nie są przystosowane do wykonywania reprezentacji, utrudniałoby ono zarówno realizację uprawnienia członka zarządu do rezygnacji z funkcji, jak i ważne dla niego i spółki oraz w ogóle dla obrotu prawnego, ścisłe ustalenie chwili dojścia rezygnacji do skutku” (uchwała Sądu Najwyższego z dnia 31 marca 2016 r., sygn. sygn. III CZP 89/15).

Oświadczenie o rezygnacji z funkcji członka zarządu złożone na piśmie lub drogą elektroniczną 

Sąd Najwyższy stwierdził, że adresatem oświadczenia o złożeniu rezygnacji z funkcji członka zarządu musi być spółka reprezentowana przez zarząd albo przez prokurenta, jeżeli został ustanowiony. Tym samym rezygnujący członek zarządu powinien przekazać oświadczenie zarządowi, np. wysyłając je drogą pocztową na adres spółki lub adres zarządu: „W konsekwencji, zgodnie ze wspomnianą zasadą, oświadczenie o rezygnacji przekazane na piśmie lub przesłane drogą elektroniczną powinno być uznane za złożone spółce i tym samym dokonane, po jego dojściu na adres spółki (art. 166 § 1 pkt 1 i art. 318 § 1 pkt 1 K.s.h.) lub adres siedziby zarządu (art. 166 § 1 pkt 5 i art. 318 § 1 pkt 7 K.s.h.) albo adres do doręczeń (art. 318 § 1 pkt 1 K.s.h.), w chwili uzyskania przez przynajmniej jednego członka zarządu lub prokurenta w zwykłym toku czynności – tj. uwzględniając przede wszystkim czas pracy – możliwości zapoznania się z jego treścią. W praktyce, w związku z tym, że zarząd działa stale, a przy wykonywaniu reprezentacji biernej wystarcza udział jednego tylko członka zarządu, jest to dzień dojścia oświadczenia na adres spółki lub następny po nim dzień roboczy” (uchwała Sądu Najwyższego z dnia 31 marca 2016 r., sygn. sygn. III CZP 89/15).

Jeżeli rezygnuje jeden członek zarządu, sprawa jest stosunkowo prosta. Gorzej, gdy rezygnuje jeden członek zarządu albo wszyscy członkowie zarządu. Sąd Najwyższy stwierdził, że w takim przypadkach również odbiorcą oświadczeń powinien być zarząd, ale jeżeli spółka nie będzie miała możliwości powołania nowego organu, to jest to działanie na szkodę spółki i powstaje odpowiedzialność odszkodowawcza członków zarządu wobec podmiotu. Aby uchronić się przed odpowiedzialnością odszkodowawczą, rezygnujący członek zarządu powinien podjąć kroki zmierzające do umożliwienia spółce powołania nowych organów, o czym szerzej pisał P. Pinior:

„Jeżeli organem powołującym członka zarządu jest zgromadzenie wspólników, przed złożeniem rezygnacji członek zarządu powinien zwołać zgromadzenie w celu powołania nowego członka zarządu, a wówczas zasadniczo nie powinno nastąpić naruszenie interesu spółki. Analogicznie, jeżeli organem powołującym jest rada nadzorcza, wówczas członek zarządu powinien poinformować radę nadzorczą o zamiarze złożenia rezygnacji, tak aby mogła ona odbyć posiedzenie w celu powołania nowego członka zarządu, a w przypadku, gdy członka zarządu powołuje wspólnik (akcjonariusz) realizujący uprawnienie osobiste bądź osoba trzecia, konieczne jest ich powiadomienie o konieczności desygnowania nowego członka zarządu w określonym czasie. W tych sytuacjach dopuszczalne byłoby złożenie rezygnacji w trybie natychmiastowym, przy założeniu, że okres pomiędzy rezygnacją a powołaniem nowego członka zarządu nie będzie zbyt długi – tak aby nie narazić członka zarządu na odpowiedzialność za szkodę wskutek pozostawienia osoby prawnej bez organu zarządzającego, ewentualnie możliwe jest określenie w oświadczeniu o rezygnacji późniejszego terminu, z jakim rezygnacja miałaby wywołać skutki prawne. Jeżeli jednak nastąpi złożenie rezygnacji bez podjęcia działań umożliwiających powołanie nowego składu zarządu, będziemy mieli – co do zasady – do czynienia z naruszeniem interesu spółki, a oświadczenia o złożeniu rezygnacji w tych przypadkach trzeba uznać za niedopuszczalne. Może to stanowić dalej podstawę odpowiedzialności członka zarządu za powstałą szkodę” (P. Pinior, Glosa do uchwały Sądu Najwyższego z dnia 31 marca 2016 r., sygn. III CZP 89/15, OSP 2017/12).

W opisywanej przez Pana sytuacji jest nieco prościej, bo wciąż pozostaje jeden członek zarządu, który ewentualnie może odebrać korespondencję. W konsekwencji dla skutecznego złożenia rezygnacji pozostaje wystarczającym wysłanie oświadczenia o rezygnacji pocztą na adres spółki (zakładam, że jest on taki sam, jak adres zarządu czy adres do doręczeń).

Na koniec dodam, że do momentu skutecznego złożenia rezygnacji członkowie spółki ponoszą pomocniczą odpowiedzialność za długi spółki, których źródło przypada na okres w trakcie sprawowania funkcji (dotyczy to wierzytelności cywilnoprawnych, podatków, ZUS i innych danin) – jeżeli spółka będzie niewypłacalna, członkowie zarządu płacą prywatnymi majątkami. Innymi słowy: jeżeli w okresie sprawowania funkcji została zawarta umowa, ale już po złożeniu rezygnacji pojawiło się roszczenie o odszkodowanie ze strony kontrahenta, to członkowie zarządu pomocniczo mogą odpowiadać również za dług ujawniony po rezygnacji. Ważny jest moment „źródła odpowiedzialności”.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.