Likwidacja działalności gospodarczej po latach

Jak prawidłowo przeprowadzić likwidację działalności gospodarczej?

Czynności niezbędne do przeprowadzenia likwidacji działalności gospodarczej:

1. złożenie wniosku o wykreślenie wpisu w CEIDG;
2. rozliczenie z urzędem skarbowym (dalej „US”) – podatek VAT i PIT (dochodowy);
3. sporządzenie spisu z natury wraz ze zgłoszeniem tego faktu w terminie 7 dni do US;
4. sporządzenie wykazu składników majątku;
5. zamkniecie ksiąg podatkowych.

Zobacz też: Zapomniałem wyrejestrować działalność

Spis z natury

Remanent (spis z natury) powinien odzwierciedlać rzeczywisty stan (ilość) rzeczy nim objętych. Sporządzając spis nie można zatem ograniczyć się do wydruku z firmowego komputera stanów produktów, ale należy fizycznie sprawdzić, ile ich jest i w jakim są stanie.

Głównym celem sporządzania spisu z natury jest ustalenie faktycznego dochodu. Przy prowadzeniu ewidencji podatkowej w postaci KPiR dochód bowiem:

• powiększa się o różnicę pomiędzy wartością remanentu końcowego a początkowego, jeżeli wartość remanentu końcowego > wartość remanentu początkowego;
• obniża się o różnicę pomiędzy wartością remanentu początkowego a końcowego, jeżeli wartość remanentu końcowego < wartość remanentu początkowego.

Wyrejestrowanie działalności z ZUS

Polskie prawo nie przewiduje instytucji czynnego żalu dla niezapłaconych składek w ZUS.

Aby wszcząć procedurę zawarcia układu ratalnego, konieczne jest złożenie przez Pana pisemnego wniosku, w którym musi Pan wskazać proponowaną przez siebie liczbę rat, ich wysokość oraz terminy płatności wraz z terminem zapłaty ostatniej z rat. Wniosek taki musi Pan także szeroko, wyczerpująco uzasadnić. W uzasadnieniu musi Pan przedstawić powody, dla których nie regulował Pan należności w terminie oraz okoliczności uzasadniające rozłożenie na raty należności, w tym o sytuacji finansowej firmy, możliwościach płatniczych, ze szczególnym uwzględnieniem prowadzonych obecnie postępowań windykacyjnych w stosunku do Pana dłużników. Uzasadnienie wniosku musi również wskazywać, że zastosowanie ulgi jest uzasadnione szczególnymi okolicznościami, z których powodu nie jest Pan w stanie jednorazowo uregulować należności z tytułu składek. Dokumentami przedstawiającymi możliwości płatnicze są:

• Gdy jest Pan płatnikiem prowadzącym pełną księgowość – m.in. sprawozdania finansowe za ostatnie 3 lata obrotowe, oświadczenie o stanie majątkowym w zakresie przewidywanych środków możliwych do uzyskania w wyniku kontraktów i umów.
• Gdy prowadzi Pan niepełną księgowość – m.in. zeznania podatkowe, wyciąg z książki przychodów i rozchodów lub ryczałt ewidencjonowany bądź karta podatkowa, oświadczenie dotyczące terminowości uiszczania opłat przez nabywców, szacunkowej wartości majątku firmowego i zobowiązań firmowych, oświadczenie o stanie majątkowym w zakresie posiadania zobowiązań względem innych wierzycieli z określeniem ich rodzaju, wysokości i terminów spłat.
• W pozostałych przypadkach m.in. oświadczenie o stanie majątkowym w zakresie uzyskiwanych dochodów i ponoszonych kosztów, zeznania podatkowe oraz dokumenty dotyczące sytuacji rodzinnej.

Do wniosku załączyć Pan winien także zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej oraz o nadaniu numeru REGON, zezwolenie (koncesja) na działalność, a także oświadczenie o uzyskanej dotychczas pomocy publicznej oraz pomocy de minimis, w okresie 3 lat przed dniem złożenia wniosku o rozłożenia na raty lub o nieotrzymywaniu pomocy publicznej w tym okresie. Załączyć także należy: aktualne dokumenty potwierdzające zadłużenie z tytułu innych zobowiązań, np. z tytułu czynszu, opłat za energię elektryczną, opłat za gaz, kredytu bankowego, harmonogramy spłaty kredytu bankowego bądź zadłużeń realizowanych wobec innych podmiotów, np. wobec urzędu skarbowego, wszelkie dokumenty dotyczące bieżących wydatków, np. wydatki na leki oraz leczenie, zaświadczenia o zarobkach osób prowadzących wspólne gospodarstwo domowe, wykaz czynnych rachunków bankowych, zaświadczenie z urzędu pracy o statusie osoby bezrobotnej, zaświadczenia o korzystaniu z różnych form pomocy społecznej. Możliwe jest, iż ZUS będzie domagał się także innych dokumentów, jednak w takiej sytuacji zostanie Pan wezwany do ich przedłożenia w ZUS w terminie wskazanym przez organ. Postępowanie w sprawie zawarcia układu ratalnego jest czysto uznaniowe i organ może, lecz nie musi pozytywnie ustosunkować się do Pana wniosku.

Jeżeli chce Pan w całości zapłacić zaległości, powinien Pan złożyć wniosek (deklaracja DRA) o uregulowanie zaległości wraz z odsetkami, jednak ZUS może nałożyć grzywnę (nie musi).

Dokumentacja księgowa – utrata

Na podatniku spoczywa ciężar przedstawienia dokumentów źródłowych stanowiących podstawę zapisów w ewidencjach księgowych. W konsekwencji tego, jeżeli zdarzy się, że dokumentacja ulegnie zniszczeniu, musi jak najszybciej ją odtworzyć. Zanim jednak podatnik do tego przystąpi, o zaistniałym zdarzeniu warto poinformować urząd skarbowy. W przypadku ewentualnej kontroli urzędnicy będą wiedzieli, że braki w dokumentacji nie są wynikiem złej woli podatnika czy też chęci ukrycia nieprawidłowości w rozliczeniach.

Zdarza się, że utracone dokumenty uniemożliwiają dokonanie bieżących rozliczeń z fiskusem w ustawowym terminie. Wówczas podatnik może skorzystać z możliwości wynikającej z art. 48 Ordynacji podatkowej, mianowicie złożyć wniosek o odroczenie terminu złożenia rozliczenia. Podanie w tej sprawie należy wnieść przed upływem terminu złożenia deklaracji. Odroczyć można bowiem tylko termin materialnoprawny, który jeszcze nie upłynął. We wniosku należy wskazać dane identyfikacyjne wnioskodawcy, datę i miejsce sporządzenia pisma oraz nazwę organu podatkowego. Trzeba w nim sprecyzować, jakiej deklaracji wniosek dotyczy, i zaproponować dogodny dla siebie nowy termin jej złożenia. Prośbę należy poprzeć odpowiednimi argumentami. Wskazane jest, aby dołączyć dowody potwierdzające zaistniałą sytuację. Jeżeli przyczyną utraty dokumentów była kradzież, należy postarać się o stosowny dokument od policji, który to poświadczy. Gdy powodem był pożar, fakt ten potwierdzi stosowny protokół od straży pożarnej. Ponadto wniosek należy podpisać.

Warto podkreślić, że pozytywna decyzja urzędu skarbowego to nie tylko więcej czasu na sporządzenie i dostarczenie deklaracji. W przypadku gdy termin złożenia deklaracji zostanie odroczony, przesuwa się również termin płatności podatku. Zobowiązanie należy uregulować do dnia, do którego odroczono termin złożenia deklaracji. W przeciwnym razie zapłaci się odsetki za zwłokę. Odsetki są naliczane począwszy od dnia następnego po upływie terminu, do którego odroczono termin złożenia deklaracji, do dnia wpłaty wymaganej kwoty.

Niezależnie od tego, czy podatnik zawiadomi urząd skarbowy o utracie dokumentacji podatkowej, czy też wystąpi z wnioskiem od odroczenie terminu do złożenia deklaracji, powinien niezwłocznie przystąpić do odtwarzania dokumentacji. W tym celu może przede wszystkim wystąpić do swoich kontrahentów o wystawienie duplikatów faktur i rachunków, a także o wydanie wystawionych przez nich dowodów kasowych KP i KW. W odtworzeniu dokumentacji pomocne okazać się mogą także zestawienia transakcji potwierdzone przez kontrahentów czy też elektroniczne kopie dokumentów i ewidencji. Kopie deklaracji, zeznań podatkowych, a także odpisy protokołów przeprowadzonych kontroli podatkowych czy decyzji wymiarowych można uzyskać z urzędu skarbowego. Jeżeli zaistnieje taka konieczność, podatnik może także zwrócić się do banku, w którym posiada rachunek, z prośbą o przesłanie wyciągów bankowych, które pozwolą na wykazanie przepływów finansowych, a w konsekwencji ustalić wysokość przychodów.

Skutki utraty dokumentacji

Rekonstrukcja utraconej dokumentacji mimo dołożenia wszelkich starań nie zawsze jest możliwa. To z kolei pociąga za sobą określone skutki. Mianowicie w sytuacji, gdy brak jest ksiąg podatkowych lub innych danych niezbędnych do określenia podstawy opodatkowania bądź też gdy dane z tych ksiąg nie pozwalają na jej określenie, organ podatkowy określa podstawę opodatkowania w drodze oszacowania. Mówi o tym art. 23 Ordynacji podatkowej. Jest to jednak ostateczne rozwiązanie. Zanim urzędnicy je zastosują, muszą sprawdzić, czy podstawy opodatkowania nie można określić w oparciu o dane wynikające z ksiąg podatkowych, uzupełnione innymi dowodami.

Istnieje kilka metod szacowania podstawy opodatkowania. W wyjątkowych sytuacjach, jeżeli żadna z metod nie może być zastosowana, dopuszczalne są inne rozwiązania.

Powyższe oznacza, iż jeżeli nie jest Pan w stanie odtworzyć dokumentacji księgowej, organ podatkowy może dokonać tzw. oszacowania i na tej podstawie wymierzyć zobowiązanie podatkowe.

Kasa fiskalna - zakończenie działalności gospodarczej

Czynności, jakich podatnik powinien dokonać w związku z zakończeniem pracy kasy fiskalnej, opisuje § 15 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących.

„§ 15. 1. W przypadku zakończenia przez kasę pracy w trybie fiskalnym podatnik:

1) wykonuje raport fiskalny dobowy i raport fiskalny okresowy (miesięczny);

2) składa w terminie 7 dni od dnia zakończenia pracy kasy w trybie fiskalnym wniosek do naczelnika urzędu skarbowego o dokonanie odczytu pamięci fiskalnej kasy, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do rozporządzenia;

3) składa wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji prowadzonej przez naczelnika urzędu skarbowego;

4) dokonuje przy pomocy serwisanta kasy odczytu zawartości pamięci fiskalnej kasy przez wykonanie raportu rozliczeniowego za cały okres pracy kasy w obecności pracownika urzędu skarbowego.

2. Odczyt, o którym mowa w ust. 1 pkt 4, powinien być zakończony protokołem z czynności odczytania zawartości pamięci fiskalnej kasy sporządzonym przez pracownika urzędu skarbowego, z zastrzeżeniem § 27. Raport stanowi załącznik do protokołu. Wzór protokołu stanowi załącznik nr 4 do rozporządzenia.”

Dokument w formie pisemnej powinien zostać złożony w urzędzie skarbowym właściwym ze względu na rozliczenia z tytułu podatku VAT najpóźniej w terminie 7 dni od dnia zakończenia pracy w trybie fiskalnym. We wniosku powinny zostać zawarte m.in. informacje takie jak:

• dane podatnika użytkującego kasę,
• numery kasy fiskalnej:
  – unikatowy,
  – fabryczny,
  – ewidencyjny,
• data fiskalizacji kasy,
• adres, pod którym kasa była używana.

Dodatkowo we wniosku powinna znaleźć się informacja o tym, czy podatnik korzystał z odliczenia ulgi na kasę fiskalną oraz deklaracja, czy kasa nie była używana krócej niż trzy lata, co powodowałoby konieczność zwrotu ulgi, z jakiej podatnik skorzystał przy zakupie kasy.

Zakończenie funkcjonowania kasy fiskalnej wymaga następnie dokonania odczytu zawartości jej pamięci. W dokonaniu odczytu pomaga serwisant, a w całej procedurze uczestniczy oprócz podatnika pracownik urzędu skarbowego.

Wzór protokołu z czynności odczytania zawartości pamięci fiskalnej kasy rejestrującej stanowi załącznik nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14.03.2013 r. w sprawie kas rejestrujących. Widnieje w nim odczyt z łącznego raportu okresowego, a dodatkowo podaje się informacje o przeglądach technicznych. Pod protokołem zobowiązani są podpisać się i złożyć pieczęć wszyscy obowiązkowo obecni przy odczycie tzn.:

• pracownik urzędu skarbowego,
• podatnik,
• serwisant, podając dodatkowo datę wystawienia identyfikatora.

W przypadku jednak gdy nie został ten obowiązek dopełniony, należy go jak najszybciej dopełnić i złożyć w US czynny żal, w który podatnik wskaże, czego nie zrobił, wraz z oświadczeniem, że obowiązek taki został już dopełniony.

Podsumowując:

1. złożenie czynnego żalu do US (wraz ze wskazaniem przyczyn zachowania, uregulowania wszystkich zaległości i dokonanie zamknięcia kasy fiskalnej);
2. złożenie deklaracji DRA wraz z wyjaśnieniami i opłaceniem zaległości wraz z odsetkami.
3. wyrejestrowanie działalności z CEIDG wraz z przygotowaniem wszystkich dokumentów księgowych, o których mowa powyżej.

Proszę jednak pamiętać, że organ w razie wątpliwości może wszcząć postępowanie w stosunku do Pana. To, co Panu grozi, to głównie kary grzywny, które będą jednak uzależnione od wysokości ustalonej podstawy opodatkowania.

Okresy przedawnienia:

• dla ZUS – 10 lat (choć można próbować zawalczyć o okres przedawniania 5-letni – to będzie jednak wymagać wszczęcia postępowania);
• dla US – 5 lat.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.