• Autor: Marcin Sądej
W jaki sposób można rozliczać delegacje zagraniczne oraz krajowe członków zarządu firmy? Czy sytuacja członków zarządu różni się od pracowników? W przypadku podróży zagranicznych wyjazdy dotyczą głównie miasta poza granicami Polski, w którym mieści się oddział zagraniczny firmy i każdorazowo związane są ze spotkaniami i wykonywaniem różnych obowiązków na rzecz przedsiębiorstwa. Praca członków zarządu nie jest wynagradzana przez oddział zagraniczny. Nie zawsze zbierane są paragony za wyżywienie oraz najczęściej nie posiadamy rachunku za hotel (noclegi zagraniczne jednak mają miejsce). Posiadamy natomiast inne dokumenty świadczące o tym, że podróż miała miejsce i wskazujące na czas jej trwania (bilety lotnicze, paragony). Na jakiej zasadzie i w jakiej wysokości wypłacane są diety członkom zarządu? Czy istnieje możliwość wypłacenia diet wstecz i ew. za jaki okres? Czy niezbędne są zawsze faktury lub paragony?
W pierwszej kolejności wskazać należy, że członkowie zarządu mogą mieć rozliczane delegacje, jeżeli spółka tak postanowi. Wypłacone kwoty będą stanowiły koszt spółki, a u członka zarządu przychód wolny od podatku na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 i ust. 13 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z tymi przepisami „wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:
a) podróży służbowej pracownika,
b) podróży osoby niebędącej pracownikiem
– do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju”.
Zobacz też: Delegacja diety
W rezultacie w delegację mogą udawać się także osoby nieposiadające statusu pracownika, w tym między innymi członkowie zarządu. W efekcie nie ma najmniejszych przeszkód, żeby członek zarządu spółki kapitałowej miał rozliczane delegacje na takich samych zasadach jak pracownicy (ustawa nie przewiduje zasad szczególnych odnośnie).
Rozliczenie kosztów związanych z podróżą służbową następuje na podstawie dokumentów potwierdzających fakt poniesienia przez pracownika określonych wydatków. Podstawą zwrotu kosztów może być np. faktura VAT lub rachunek wystawiony na firmę, a także bilet czy paragon. W sytuacji gdy uzyskanie rachunku nie było możliwe, pracownik może złożyć oświadczenie o dokonanym wydatku oraz przyczynach braku jego udokumentowania i dołączyć je do rozliczenia. Jednak oświadczenia takie powinny dotyczyć tylko wyjątkowych, incydentalnych sytuacji i być dokładnie opisane.
Udokumentowania nie wymagają należności wypłacane w formie zryczałtowanej, do których zaliczają się: diety, ryczałty na dojazdy środkami komunikacji miejscowej, ryczałty za noclegi (jeżeli nie przedstawiono rachunku za nocleg).
Jeżeli członek zarządu nie jest zatrudniony w ramach stosunku pracy, powyższe przepisy nie obowiązują. W takim przypadku rozliczenie podróży służbowej następuje na zasadzie dobrowolności w oparciu o łączący strony stosunek prawny. Oczywiście najlepiej, aby możliwość rozliczania podróży służbowych wynikała z zawartego kontraktu. W przypadku członka zarządu może to być regulamin (prac zarządu lub podróży służbowych) lub uchwała.
Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.
Zapytaj prawnika - porady prawne online
O autorze: Marcin Sądej
Prawnik, absolwent Uniwersytetu Marii Curie-Skłodowskiej w Lublinie, ukończone studia podyplomowe z zakresu Przeciwdziałania Przestępczości Gospodarczej i Skarbowej oraz z zakresu Rachunkowości i Rewizji Finansowej. Współpracuje z kancelariami doradców podatkowych oraz biurami rachunkowymi. Na co dzień zajmuje się obsługą prawną spółek handlowych. Publikuje artykuły o tematyce podatkowej. Udziela porad z zakresu prawa podatkowego, handlowego oraz cywilnego.
Zapytaj prawnika
