Czy właścicielowi firmy transportowej przysługują diety i delegacje?

Zaliczenie do kosztów podatkowych wydatków ponoszonych w związku z podróżami służbowymi

Co do zasady, wydatki ponoszone w związku z podróżami służbowymi pracowników mogą zostać zaliczone do kosztów podatkowych, muszą tylko wypełniać kryteria generalnej zasady określonej w art. 22 ust. 1 ustawy PIT, tj. kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Aby zatem wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu, powinien pozostawać w związku przyczynowym z przychodem lub ze źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, nie znajdować się na liście wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy PIT, a ponadto być właściwie udokumentowany.

Zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą

Stosownie do postanowień art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy PIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących – w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra – tj. określonych rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. W rezultacie osobom prowadzącym działalność gospodarczą (w tym właścicielom firm transportowych) przysługuje prawo uwzględniania w kosztach uzyskania przychodów wartości diet za czas podróży służbowych w ramach określonego limitu, tzn. do wysokości diet przysługujących pracownikom. Zatem przedsiębiorca prowadzący firmę transportową ma prawo do uwzględnienia wartości diety w kosztach podatkowych prowadzonej działalności gospodarczej.

Powyższa teza znajduje uzasadnienie w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 20 stycznia 2009 r., IPPB1/415-1264/08-4/AŻ, gdzie czytamy:

„Podstawą zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących, w wysokości określonej w art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jest wykonywanie przez te osoby zadań związanych z prowadzoną działalnością poza »siedzibą«, tj. poza miejscem wykonywania działalności, wynikającym np. z wpisu do ewidencji działalności gospodarczej. Bez znaczenia jest natomiast zakres wykonywanych zadań odbywającego podróż.

Należy zauważyć, że podatnicy zgłaszający działalność gospodarczą zgodnie z art. 27 ust. 2 pkt 3 i 4 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. Nr 137, poz. 1807) obowiązani są – składając wniosek o dokonanie wpisu do ewidencji działalności gospodarczej – do wskazania, m.in.: miejsca zamieszkania, adresu, pod którym wykonywana jest działalność gospodarcza, a jeżeli przedsiębiorca wykonuje działalność poza miejscem zamieszkania – adres głównego miejsca wykonywania działalności i oddziału, jeżeli został utworzony.

Kiedy przedsiębiorca odbywa podróż służbową?

Dla określenia, czy przedsiębiorca odbywa podróż służbową, należy stwierdzić, czy jest to wyjazd poza siedzibę jego firmy.

Okoliczność, iż podróże stanowią istotę prowadzonej działalności gospodarczej, nie wyklucza możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wartości diet stanowiących ekwiwalent pieniężny przeznaczony na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży służbowej, tak na obszarze kraju, jak i poza granicami kraju.

Mając na uwadze powyższe – przy założeniu, że podróże krajowe i zagraniczne opisane we wniosku odbywane są poza siedzibą firmy Wnioskodawcy, zajęte przez Wnioskodawcę stanowisko w kwestii zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą polegającą na świadczeniu usług transportowych jest prawidłowe.”

W przedstawionej sprawie Minister Finansów wydał również interpretację ogólną z dnia 15 lutego 2010 r., DD2/033/259/PMN/09/1113:

„Uznać zatem należy, zgodnie z orzecznictwem sądowoadministracyjnym, że odesłanie art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy do pojęcia pracownika może mieć zastosowanie jedynie w kontekście ograniczenia wysokości diety z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą, nie zaś samej zasady dopuszczalności zastosowania tego przepisu do wymienionych w nim podmiotów.

Wyłączenie z kosztów podatkowych wartości diet z tytułu podróży służbowych

Z powyższej regulacji prawnej wynika konieczność wyłączenia z kosztów podatkowych wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą, ale tylko w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom. Oznacza to, że osobom tym przysługuje prawo uwzględniania w kosztach uzyskania przychodu wartości diet za czas podróży służbowych w ramach określonego limitu, tj. do wysokości diet przysługujących pracownikom.

Powołane przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, obejmując swoją dyspozycją sytuacje odbywania podróży służbowych przez osoby prowadzące działalność gospodarczą, nie przewidują do tej kategorii podatników żadnych wyłączeń o charakterze przedmiotowym lub podmiotowym, wobec tego nieuprawnione jest różnicowanie osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą według rodzaju tej działalności.

Czy podatnicy prowadzący działalność gospodarczą w zakresie usług transportowych mogą zaliczać do kosztów uzyskania przychodów wartość diet z tytułu podróży służbowych i zagranicznych?

Okoliczność, iż istotą prowadzonej działalności gospodarczej jest wykonywanie usług transportowych, nie wyklucza możliwości zaliczenia do kosztów podatkowych wartości diet stanowiących ekwiwalent pieniężny przeznaczony na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży służbowej, tak na obszarze kraju, jak i poza jego granicami. Nie znajduje zatem uzasadnienia stanowisko, że jedynie podróże mające na celu czynności incydentalne spełniają wymogi podróży służbowych, natomiast realizowanie zasadniczego przedmiotu działalności (w tym wypadku usług transportowych) nie wchodzi w zakres podróży służbowych.

W związku z powyższym, mając na uwadze orzeczenia wydane w tym zakresie przez sądy administracyjne, należy uznać, że osoby prowadzące działalność gospodarczą w zakresie wykonywania usług transportowych są podatnikami, do których powyższe regulacje prawne mają również zastosowanie.”

W świetle powyższych interpretacji stwierdzić należy, że podatnicy prowadzący działalność gospodarczą w zakresie usług transportowych mogą zaliczać do kosztów uzyskania przychodów wartość diet z tytułu podróży służbowych i zagranicznych.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.