• Autor: Katarzyna Siwiec
Jesteśmy spółką z o.o. z większościowym zagranicznym kapitałem udziałowym. Zarząd składa się z prezesa i dwóch wiceprezesów, z których każdy uprawniony jest do samodzielnego reprezentowania spółki. Obecny prezes (obcokrajowiec) ze względu na wiek i stan zdrowia przekazał swoje udziały i obowiązki żonie, którą zdecydowaliśmy się powołać na prezesa zarządu. Jak prawidłowo przeprowadzić tę zmianą? 1. Czy możemy dokonać zmiany na zwyczajnym zgromadzeniu wspólników, na którym nie będzie już dotychczasowego prezesa? W trakcie takiego zgromadzenia zatwierdzamy sprawozdanie finansowe za poprzedni rok, dokonujemy podziału zysku, udzielamy absolutorium członkom zarządu i podejmujemy decyzję o pozostawieniu zarządu na następny rok. 2. Czy pod protokołem i listą obecności z zebrania wspólników powinien się podpisać już nowy prezes? 3. Czy do zmiany na stanowisku prezesa spółki potrzebna jest pisemna rezygnacja obecnego prezesa?
Chcąc powołać nowego prezesa spółki z o.o., mają Państwo dwie możliwości: przyjąć rezygnację dotychczasowego prezesa i powołać nowego lub odwołać obecnego i powołać nowego. A teraz przejdźmy do objaśnienia tych kwestii i do odpowiedzi na szczegółowe pytania.
Ad. 1. Zgodnie z treścią art. 203 § 1 Kodeksu spółek handlowych (K.s.h.) – członek zarządu może być w każdym czasie odwołany uchwałą wspólników. Może to mieć miejsce na zgromadzeniu wspólników – jak najbardziej. Nie ma żadnego znaczenie, czy będzie on obecny na zgromadzeniu, czy nie, przepis nie uzależnia prawa do jego odwołania od jego obecności. Uchwałą wspólników można go po prostu odwołać, chyba że zdecydujecie się Państwo na rezygnację.
Natomiast jeżeli mają Państwo w umowie spółki zapisane, że członków zarządu musi być minimum trzech, to sugeruję odwołanie na zgromadzeniu zamiast rezygnacji, bo trzeba byłoby uzupełniać zarząd. Nie chodzi tu o to, kto reprezentuje i jak, tylko typowo o zapis, który określa minimalną liczbę członków zarządu. Najczęściej są zapisy, że zarząd składa się od 1 do 3 członków, ale różnie może być. Jeżeli nie ma zastrzeżenia, że członków zarządu musi być minimum 3, to rezygnacja nie wywoła żadnego, nawet przejściowego zamieszania, więc można ją wdrożyć.
Ad. 2. Protokół ze zgromadzenia wspólników jest podpisywany zgodnie z treścią art. 248 § 1 K.s.h., który to przepis poniżej cytuję w całości:
„Uchwały zgromadzenia wspólników powinny być wpisane do księgi protokołów i podpisane przez obecnych lub co najmniej przez przewodniczącego i osobę sporządzającą protokół. Jeżeli protokół sporządza notariusz, zarząd wnosi wypis protokołu do księgi protokołów.”
Innymi słowy protokół podpisuje ta osoba, którą wybrano na przewodniczącego zgromadzenia plus protokolant. Listę obecności podpisują osoby, które biorą udział w zgromadzeniu wspólników. Pisze Pani, że dotychczasowy prezes nie będzie obecny na zgromadzeniu wspólników, a zostanie wybrany nowy w osobie jego małżonki, więc to nowy prezes jako obecny na zgromadzeniu podpisuje listę. Jeżeli żona prezesa zostania wybrana na przewodniczącego zgromadzenia albo będzie protokolantem, to wówczas ona podpisuje protokół, a jeżeli nie będzie ani przewodniczącym, ani protokolantem, to protokołu ze zgromadzenia nie podpisuje.
Ad. 3. Jeżeli Państwa życzeniem jest „zamiana” członka zarządu, to tak. Rezygnacja stanowi tzw. jednostronne oświadczenie woli (dla celów dowodowych powinna być przekazana na piśmie). Oznacza to, że prawo nie wymaga, aby dla skuteczności rezygnacji spółka musiała się na tę formę wygaśnięcia członkostwa w organie zgodzić, czy też w jakikolwiek inny sposób ją przyjąć, ale taka rezygnacja musi być złożona. Jest skuteczna z chwilą dotarcia do adresata w taki sposób, żeby mógł się on z nią zapoznać, a więc można to zrobić już teraz, przed zgromadzeniem wspólników. Sąd Najwyższy w uchwale z dnia 31 marca 2016 r., wydanej w sprawie III CZP 89/15, wskazał, komu należy złożyć to oświadczenie, bo przepisy tego jednoznacznie nie wskazują w ten sposób, że oświadczenie członka zarządu spółki kapitałowej o rezygnacji z tej funkcji jest składane – z wyjątkiem przewidzianym w art. 210 § 2 – spółce reprezentowanej w tym zakresie zgodnie z art. 205 § 2 K.s.h. Oznacza to, że, co do zasady, oświadczenie to kierowane powinno być do prokurenta lub członka zarządu spółki.
Podsumowując: tak jak to już przedstawiłam, prezes musi złożyć rezygnację albo wspólnicy muszą go odwołać – mają tu Państwo wybór. Następnie trzeba powołać nową osobę do zarządu na zgromadzeniu wspólników.
Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.
Zapytaj prawnika - porady prawne online
O autorze: Katarzyna Siwiec
Radca prawny, absolwentka wydziału prawa Uniwersytetu Marii Curie-Skłodowskiej w Lublinie. Od 17 lat pracująca w zawodzie prawnika i udzielająca porad prawnych, od 2010 roku prowadzi własną kancelarię. Specjalizuje się w obsłudze prawnej zarówno przedsiębiorców z różnych branż, jak i osób fizycznych.
Zapytaj prawnika
