• Data: 2024-08-06 • Autor: Adam Dąbrowski
Jest spółka z o.o., w której prezes zarządu ma 50% udziałów. Jaka forma wynagradzania prezesa byłaby najodpowiedniejsza i dla prezesa, i dla spółki? Czy prezes może mieć własną działalność i wystawiać faktury za zarządzanie przedsiębiorstwem? Czy lepiej, aby prezes był powoływany na dany rok uchwałą zgromadzenia wspólników ze wskazaniem wysokości pobieranej gaży? Roczne wynagrodzenie prezesa to ok. 200 tys. zł netto plus ewentualna dywidenda.
Najlepszy sposób to sposób akceptowany przez wspólników oraz prezesa jako członka zarządu spółki. Jest to zawsze kwestia indywidualnej sytuacji oraz jej oceny przez zainteresowane strony.
Powołanie na rok oznacza, że prezesa trzeba byłoby powoływać każdego roku. Gaża może być przyznana uchwałą, ale istotna byłaby podstawa wykonywania obowiązków prezesa.
Członków zarządu łączy ze spółką tzw. stosunek organizacyjny powstający w następstwie powołania danej osoby do zarządu i przyjęcia przez nią tego wyboru.
Obok tego stosunku organizacyjnego członka zarządu może wiązać ze spółką stosunek zatrudnienia, który oprócz umowy o pracę, może powstać również na podstawie:
Umowa o dzieło nie wchodzi w rachubę z uwagi na zakres obowiązków i czas ich wykonywania – pełnienie funkcji prezesa zarządu nie spełnia wymogów takiej umowy. Można podjąć uchwałę o sposobie zatrudnienia i wynagrodzeniu lub tylko o wynagrodzeniu członków zarządu. Sposób zatrudnienia oraz wynagradzania zależny jest od woli wspólników. Może to być wynagrodzenie stałe miesięczne albo też stała kwota + kwota za każde posiedzenie zarządu. Może to być też kwota za posiedzenia zarządu oraz premia zależna od wyników ekonomicznych spółki.
Zobacz też: Czy prezes zarządu może świadczyć pracę na rzecz spółki
Zgromadzenie wspólników może ustalić samodzielnie lub upoważnić radę nadzorczą lub pełnomocnika do ustalenia, że wynagrodzenie członków zarządu będzie obejmować również prawo do określonego udziału w zysku rocznym spółki, który jest przeznaczony do podziału. Udział w zysku nie stanowi prawa do dywidendy, jakie przysługuje udziałowcom po podjęciu uchwały o podziale zysku między wspólników. Stanowi on wynagrodzenie dodatkowe, obok otrzymanego z tytułu umów o pracę lub innych umów cywilnoprawnych.
Jeżeli tylko stosowne upoważnienie zostanie udzielone, to wskazany organ, podmiot lub osoba może określić ogólne reguły związane z wynagrodzeniem obejmującym prawo do udziału w zysku, czy wprowadzać do umów z członkami zarządu wynagrodzenie ustalone według tych zasad.
Piśmiennictwo zgodnie stoi na stanowisku, że upoważnienie ZW powinno także precyzować, jaka część zysku ma być przeznaczona do podziału między członków zarządu, bo organem wyłącznie właściwym w spółce do decydowania o odpowiednim podziale jest zgromadzenie wspólników.
Przyznanie tantiem (prawa do udziału w zysku) członkom zarządu jest uzależnione od przeznaczenia przez spółkę w danym roku obrotowym części zysku na dywidendę. Oznacza to, że nie jest dopuszczalne wypłacanie tantiem w sytuacji, gdy spółka nie osiągnęła zysku lub nie przeznaczyła go na wypłatę dywidendy.
Istnieje możliwość uznaniowego i nieregularnego przyznawania zarządowi dodatkowego wynagrodzenia w postaci udziału w zysku danego roku obrotowego, na zasadzie decyzji ad hoc dotyczącej tylko danego roku. Oznacza to, że jeżeli w danym momencie będzie wola, aby dodatkowo wynagrodzić zarząd przyznaniem tantiem, można to zrobić.
Uważa się, że wykonywanie czynności członka zarządu w spółce może mieć charakter zawodowy. W związku z tym za realizację swoich obowiązków oraz ponoszoną odpowiedzialność członek pobiera wynagrodzenie. Zwłaszcza gdy obok stosunku organizacyjnego (powołanie) zawierana jest umowa cywilnoprawna. Tego typu umowy mają bowiem, zgodnie z przepisami prawa cywilnego, charakter odpłatny i w związku z tym powinny wiązać się z wynagrodzeniem. Gdy brak jest wynagrodzenia przy zawartej umowie, to US uznaje, że spółka ma dochody w wysokości wynagrodzenia, jakiego nie wypłaciła.
W razie potrzeby zawarcia umowy – do zawarcia jej w imieniu spółki z członkiem zarządu uprawniona jest rada nadzorcza lub pełnomocnik ustanowiony uchwałą zgromadzenia wspólników (art. 210 Kodeksu spółek handlowych; „K.s.h.”). Zawarcie umowy przez inne organy spółki lub inne osoby powoduje jej nieważność. Gdy nie ma RN, konieczne jest powołanie pełnomocnika spółki. Pełnomocnika powołuje zgromadzenie wspólników, np. na nadzwyczajnym zgromadzeniu, i wyznacza go do zawarcia w jej imieniu umowy z członkiem zarządu. Uchwała wskazuje rodzaj umowy, czas jej trwania, ewentualnie zasady rozwiązania, elementy wynagrodzenia itp. Konieczne jest, aby spółka wyraziła zgodę na zawarcie umowy z członkiem zarządu w odrębnej uchwale.
Jednak: W przypadku wypłat wynagrodzeń z tytułu pełnienia funkcji członków zarządu mocą uchwał – a członek zarządu jest wspólnikiem – ma zastosowanie przepis art. 244 K.s.h. Zgodnie z nim „wspólnik nie może ani osobiście, ani przez pełnomocnika, ani jako pełnomocnik innej osoby głosować przy powzięciu uchwał dotyczących jego odpowiedzialności wobec spółki z jakiegokolwiek tytułu, w tym udzielenia absolutorium, zwolnienia z zobowiązania wobec spółki oraz sporu między nim a spółką”.
W kontekście tego przepisu, w poszczególnym głosowaniu nad przyznaniem wynagrodzenia dla członka zarządu będącego jednocześnie wspólnikiem nie będzie mógł brać udziału ten wspólnik, dla którego wynagrodzenie będzie ustalane. Jeżeli takiego wyłączenia nie dokonamy, będziemy mieć wówczas do czynienia z tzw. czynnością z samym sobą (art. 108 Kodeksu cywilnego), co spowoduje nieważność podjętej uchwały. I narazi to na przykre konsekwencje podatkowe, ponieważ nie będzie można uznać za koszt uzyskania przychodu wynagrodzeń dla członków zarządu przyznanych w wyniku nieskutecznej czynności prawnej.
Teoretycznie nie ma przeszkód, aby pełnomocnikiem był inny wspólnik. Jednak taka sytuacja może być kwestionowana przez organy podatkowe w zakresie uznania wynagrodzenia prezesa za koszt uzyskania przychodów. W ich oczach jeden wspólnik zawiera umowę z drugim wspólnikiem.
Pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników (w trybie art. 210 K.s.h.) ma bardzo ograniczone kompetencje. Może on bowiem reprezentować spółkę jedynie wobec członków zarządu i tylko w zakresie umów i sporów z nim. Pełnomocnik taki co do zasady nie będzie więc kompetentny do powoływania czy odwoływania członków zarządu, zawierania umów z osobami trzecimi w imieniu spółki czy też reprezentacji spółki przed organami administracji.
Art. 210 K.s.h. obejmuje zarówno umowy związane ze sprawowaną funkcją członka zarządu, jak i umowy niezwiązane z tą funkcją. Stąd też do zawarcia (przez spółkę) umowy o pracę z członkiem zarządu (umowa związana ze sprawowaną funkcją), jak też do zawarcia z członkiem zarządu umowy sprzedaży czy umowy pożyczki (umowy niezwiązane z funkcją) konieczne będzie ustanowienie pełnomocnika, jeżeli w spółce nie działa rada nadzorcza.
Formalnie możliwe jest, aby będąc członkiem zarządu, prowadzić jednoosobową działalność gospodarczą w oparciu o wpis do CEIDG. Należy jednak mieć na uwadze przepisy Kodeksu spółek handlowych, a zwłaszcza art. 211:
„Art. 211. § 1. Członek zarządu nie może bez zgody spółki zajmować się interesami konkurencyjnymi ani też uczestniczyć w spółce konkurencyjnej jako wspólnik spółki cywilnej, spółki osobowej lub jako członek organu spółki kapitałowej bądź uczestniczyć w innej konkurencyjnej osobie prawnej jako członek organu. Zakaz ten obejmuje także udział w konkurencyjnej spółce kapitałowej w przypadku posiadania przez członka zarządu co najmniej 10% udziałów lub akcji tej spółki albo prawa do powołania co najmniej jednego członka zarządu.
§ 2. Jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej, zgody udziela organ uprawniony do powołania zarządu”.
Prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej (wpis do CEIDG) o takim samym profilu jak przedmiot działania spółki z o.o. jest prowadzeniem interesów konkurencyjnych w rozumieniu tego przepisu. Jako takie wymagałoby więc zgody spółki na jej prowadzenie. Brak zgody może w przyszłości skutkować roszczeniami ze strony spółki wobec członka zarządu (po zbyciu udziałów i utracie kontroli nad spółką).
Prezes w zakresie swoich obowiązków ma zarządzanie daną firmą. Do tego wystarcza jego powołanie.
Trzeba odróżnić obowiązki pełnione przez prezesa zarządu (członka zarządu) w ramach jego funkcji od obowiązków wynikających z umowy o świadczenie usług. Do tego z pewnością posłuży umowa o współpracy z dokładnym określeniem obowiązków, ale nie tylko. Pomocny może się okazać dokument wewnętrzny regulujący obowiązki członków zarządu danej spółki (np. regulamin). Istotne jest, aby dokładnie określić wszystkie ich obowiązki i uprawnienia, a jeśli zarząd jest wieloosobowy – odróżnić również kompetencje każdego członka zarządu. Dotyczy to zwykłej umowy kontraktowej, jak i zawartej z prezesem jako przedsiębiorcą. Taka umowa z prezesem jako przedsiębiorcą może rodzić konsekwencje podatkowe. Jeżeli fiskus stwierdzi, że w rzeczywistości żadne usługi na rzecz spółki nie były świadczone, a były one wykonywane w ramach pełnienia funkcji prezesa zarządu, może uznać faktury VAT za nierzetelne. Oznacza to, że spółka nie będzie mogła odliczyć VAT naliczonego z takich faktur, a wynagrodzenie za takie usługi nie będzie mogło zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.
Nie ma przeszkód, aby spółka z o.o. zawarła z członkiem zarządu w ramach prowadzonej przez niego działalności umowę o świadczenie usług doradczych. Czynności zarządcze mogą być wtedy wykonywane na podstawie powołania, a czynności doradcze w ramach samodzielnie prowadzonej działalności.
Usługodawca (prezes) ma możliwość odliczenia od przychodu faktycznie ponoszonych kosztów. Dodatkowo za tego rodzaju usługi członek zarządu może wystawiać faktury VAT, co z kolei wiąże się z możliwością odliczania podatku VAT. Spółka kapitałowa nie jest zobowiązana do poboru zaliczek na podatek dochodowy od należności, które wypłaca za wykonywanie usług doradczych. To na usługodawcy będzie ciążył obowiązek samodzielnego rozliczania się z podatków i składek ZUS. Kwoty odprowadzane z tytułu składek mogą przy tym zostać znacznie obniżone, będą bowiem ustalane na podstawie wybranej, stałej podstawy. Ponadto przepisy przewidują możliwość opłacania składek na ubezpieczenia społeczne na zasadach preferencyjnych – przez dwa pierwsze lata działalności.
Aby członek zarządu mógł świadczyć usługi doradcze na rzecz spółki jako przedsiębiorca, czynności wykonywane w ramach świadczenia tych usług w żaden sposób nie mogą pokrywać się z jego obowiązkami jako członka zarządu. Dlatego tak ważne jest prawidłowe określenie np.: w umowie spółki zakresu czynności zarządczych, a także zakresu czynności doradczych w umowie z członkiem zarządu jako usługodawcą. Prezes musi świadczyć usługi jako przedsiębiorca, który nie podlega kierownictwu spółki i ponosić pełne ryzyko gospodarcze oraz pełną odpowiedzialność wobec osób trzecich za wykonywanie swoich czynności.
Aby można było mówić o świadczeniu usług doradczych przez prezesa jako przedsiębiorcę, spółka musi faktycznie korzystać z wiedzy członka zarządu odnośnie pewnej kwestii – finansów czy innej kwestii związanej z prowadzeniem przedsiębiorstwa.
Umowa o pracę z dodatkową premią
Spółka z o.o. zajmuje się produkcją mebli. Prezes, posiadający 50% udziałów, pełni swoją funkcję od pięciu lat i ma znaczący wpływ na rozwój firmy. Spółka planuje dalszą ekspansję na rynki zagraniczne. W tym przypadku prezes zostaje zatrudniony na podstawie umowy o pracę, co zapewnia mu stałe miesięczne wynagrodzenie oraz pełne świadczenia pracownicze. Ponadto, w umowie zostaje zawarta klauzula o premii rocznej, uzależnionej od wyników finansowych spółki. Premia ta stanowi dodatkową motywację do zwiększenia zysków i ekspansji na nowe rynki. Dla prezesa takie rozwiązanie daje stabilność finansową oraz motywację do osiągania lepszych wyników, a dla spółki – jasne zasady wynagradzania, które zachęcają prezesa do podejmowania działań zwiększających rentowność firmy.
Kontrakt menedżerski z opcją dywidendy
Spółka z o.o. zajmuje się nowymi technologiami, w której prezes ma 50% udziałów. Firma dynamicznie się rozwija, ale operuje na rynku o wysokiej zmienności. Prezes zarządu działa na podstawie kontraktu menedżerskiego, który precyzyjnie określa zakres jego obowiązków oraz odpowiedzialności. Kontrakt przewiduje wynagrodzenie podstawowe oraz możliwość uzyskania dodatkowego wynagrodzenia w postaci udziału w zysku rocznym. Ponadto prezes ma prawo do dywidendy jako udziałowiec, co dodatkowo motywuje go do dbałości o wynik finansowy spółki. Takie rozwiązanie zapewnia prezesowi elastyczność w działaniu i możliwość wpływania na wysokość swojego wynagrodzenia poprzez zwiększenie zysków firmy, a spółce – zwiększenie efektywności zarządzania poprzez uzależnienie wynagrodzenia od wyników finansowych.
Działalność gospodarcza i świadczenie usług doradczych
Spółka z o.o. działa w branży konsultingowej. Prezes, posiadający 50% udziałów, posiada szeroką wiedzę specjalistyczną, którą wykorzystuje w działalności doradczej. Prezes prowadzi własną działalność gospodarczą i na tej podstawie świadczy usługi doradcze na rzecz spółki. Umowa o świadczenie usług precyzuje zakres czynności doradczych, które nie pokrywają się z jego obowiązkami jako członka zarządu. Prezes wystawia faktury za usługi doradcze, co pozwala mu na optymalizację podatkową oraz odliczenie kosztów związanych z prowadzeniem działalności. Takie rozwiązanie daje prezesowi możliwość optymalizacji podatkowej oraz elastyczność w zakresie świadczonych usług, a spółce – dostęp do wiedzy i doświadczenia prezesa bez konieczności zatrudniania dodatkowych ekspertów zewnętrznych.
Wybór formy wynagradzania prezesa zarządu w spółce z o.o. zależy od specyfiki działalności firmy oraz indywidualnych preferencji stron. Rozważenie różnych opcji, takich jak umowa o pracę, kontrakt menedżerski czy prowadzenie działalności gospodarczej, pozwala na optymalizację kosztów oraz motywację do osiągania lepszych wyników. Kluczowe jest zapewnienie, by wszystkie ustalenia były zgodne z przepisami prawa i sprzyjały długoterminowym celom zarówno spółki, jak i prezesa.
Potrzebujesz profesjonalnej pomocy prawnej online? Oferujemy kompleksowe doradztwo prawne i przygotowywanie pism, dostosowane do Twoich indywidualnych potrzeb – szybko, wygodnie i bez wychodzenia z domu. Aby skorzystać z naszych usług, opisz swój problem w formularzu pod artykułem.
1. Ustawa z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych - Dz.U. 2000 nr 94 poz. 1037
Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.
Zapytaj prawnika - porady prawne online
O autorze: Adam Dąbrowski
Radca prawny.
Zapytaj prawnika
