Umowy cywilnoprawne w jednoosobowej firmie – ograniczenia

Zawieranie umowy zlecenie przez osobę prowadzącą działalność gospodarczą 

Nazwą „jednoosobowa działalność gospodarcza” nie można się sugerować, ponieważ dotyczy ona formy własności firmy: firma należy do jednego właściciela, poza tym wszystko, co jest związane z działalnością, która ma przynosić przychody, jest takie samo jak i przy spółkach (poza obowiązkiem posiadania organów wewnętrznych). W obrocie gospodarczym zdarza się, że osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą zatrudniają dziesiątki osób i zaciągają milionowe zobowiązania.

Osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą może zatrudniać pracowników, a także osoby na umowę-zlecenie, umowę o dzieło czy też na kontrakcie menadżerskim. Nie może Pan zawrzeć umowy-zlecenia wówczas, gdy wykonywana praca będzie spełniać przesłanki zatrudnienia w ramach stosunku pracy (art. 22 § 12 Kodeksu pracy). Przesłanki te to np. świadczenie czynności w miejscu wyznaczonym przez zlecającego i pod jego kierownictwem.

Zobacz też: Student prowadzący działalność gospodarczą a umowa zlecenie

Kiedy ZUS może potraktować umowę zlecenie jako umowę o pracę?

Jeżeli zatem zawrze Pan w umowie-zleceniu, że miejscem wykonywania zlecenia jest siedziba zlecającego i będzie ona wykonywana pod nadzorem zlecającego, to z cała pewnością może spotkać się Pan z zarzutem, iż jest to umowa o pracę.

Zatem dobrze byłoby rozważyć opłacalność umowy, tj. należy rozważyć przedmiot umowy, czas jej trwania, odpowiedzialność za wykonane dzieło (zlecenie) itd., gdyż nie każda umowa może być zleceniem i nie każda dziełem.

Jak pisałam wyżej, trzeba pamiętać, iż zawarta umowa-zlecenie może być faktycznie umową o pracę i wtedy zamiast „opłacalności” można mieć problem z PIP, ZUS, zleceniobiorcą (pracownikiem).

Warto pamiętać, że co do składek ZUS:

• przy umowie o dzieło nie nalicza się ich i nie opłaca, chyba że dobrowolnie delikwent zgłosi chęć ozusowania takiej umowy,
• przy umowie-zleceniu (jeśli inny pracodawca opłaca za zleceniobiorcę składki od minimalnego wynagrodzenia), nalicza się i opłaca obowiązkowo ubezpieczenie zdrowotne, a emerytalne i rentowe tylko dobrowolnie.

Przeczytaj też: Umowa zlecenie czy działalność gospodarcza

Materiały wykorzystywane w firmie stanowiące koszty prowadzenia działalności

Obok materiałów podstawowych wykorzystywanych np. w produkcji, czy towarów odsprzedawanych w działalności handlowej, właściciele tego rodzaju firm, a także przedsiębiorcy każdego innego rodzaju prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej, nabywają składniki, które sami w tej działalności użytkują bądź zużywają, a które stanowią koszt prowadzenia tej działalności. Należą do nich:

• wyposażenie firmy,
• materiały biurowe,
• środki czystości,
• akcesoria i drobne sprzęty komputerowe (niebędące środkami trwałymi),
• czasopisma fachowe.

Zobacz również: Czy osoba fizyczna może zatrudnić pracownika

Ujęcie całej wartości składnika zakupionego przez przedsiębiorcę w kosztach w momencie przyjęcia do użytkowania

Poza drobnym wyposażeniem przedsiębiorcy mogą również nabywać wszelkiego rodzaju maszyny, urządzenia, środki transportu itd. Co do zasady, jeżeli wartość takiego składnika przekracza 3500 zł, należy je amortyzować według stawek podanych w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zakup takiego składnika nie jest wówczas ujmowany w kosztach podatkowych w momencie zakupu, lecz zaliczany miesięcznie, kwartalnie bądź rocznie poprzez odpisy amortyzacyjne. Podatnicy mogą nie dokonywać odpisów amortyzacyjnych od składników majątku, których wartość początkowa nie przekracza 3500 zł. Wydatki poniesione na ich nabycie stanowią wówczas koszty uzyskania przychodów w miesiącu oddania ich do używania.

Gdyby Pan rozliczał się na podstawie podatkowej książki przychodów i rozchodów, to jest Pan w tej wygodnej sytuacji, że ustawodawca przewidział dla takich przedsiębiorców możliwość jednorazowej amortyzacji (ujęcia całej wartości zakupionego składnika w kosztach w momencie przyjęcia do użytkowania) do łącznej wartości w danym roku 50 000 euro, co odpowiada kwocie 197 000 zł. W związku z tym, że nie jest to niska kwota, większość małych podatników nie dokonuje amortyzacji środków trwałych, ujmując je bezpośrednio w kosztach. Skoro tak, to z całą pewnością może Pan zakupić sprzęt służący do wykonywania czynności przez osoby, z którymi zawarł Pan umowy cywilnoprawne. W przypadku umowy zlecenia musi Pan jednak uważać, jeśli zlecenie świadczone będzie u Pana w siedzibie, aby nie narazić się na zarzut, iż w rzeczywistości jest to umowa o pracę. Ostatecznie jednak jest to kwestia konstrukcji umowy-zlecenia.

Wady umowy zlecenia

Przy sporządzaniu umowy-zlecenia należy być ostrożnym, ponieważ przepisy prawa pracy mówią wyraźnie, iż dana umowa, jeśli zawiera wszelkie regulacje właściwe dla umowy o pracę, to może zostać potraktowana właśnie jako umowa o pracę, niezależnie od tego jak zostanie nazwana. Wadą umowy-zlecenia jest kwestia podlegania jej jurysdykcji sądów cywilnych – jeśli zatem Pana zleceniobiorca uszkodzi Pana mienie w trakcie wykonywania swoich obowiązków – jako pracodawca nie ma Pan możliwości korzystania z przepisów dotyczących odpowiedzialności materialnej pracownika, zleceniobiorca nie jest bowiem Pana pracownikiem. Podobnie wygląda kwestia wydawania poleceń służbowych, które w umowie zlecenia raczej nie wchodzą w grę.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.