Umowy między członkiem zarządu a spółką, kto może reprezentować firmę?

Umowa między spółką a członkiem zarządu

Zakładam, że nie ma szczególnych zapisów w umowie spółki regulujących tę kwestię. Zawsze najpierw należy zweryfikować umowę pod tym kątem. Zgodnie z art. 210 Kodeksu spółek handlowych (K.s.h.):

Art. 210. § 1. W umowie między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.

§ 1¹. Uchwała o powołaniu pełnomocnika, o którym mowa w § 1, powołanego w celu zawarcia z członkiem zarządu umowy spółki, która ma zostać zawarta przy wykorzystaniu wzorca umowy, może być podjęta przy wykorzystaniu wzorca udostępnionego w systemie teleinformatycznym.

§ 2. W przypadku gdy wspólnik, o którym mowa w art. 173 § 1, jest zarazem jedynym członkiem zarządu, przepisu § 1 nie stosuje się. Czynność prawna między tym wspólnikiem a reprezentowaną przez niego spółką wymaga formy aktu notarialnego. O każdorazowym dokonaniu takiej czynności prawnej notariusz zawiadamia sąd rejestrowy za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

§ 3. Wymogu zachowania formy aktu notarialnego, o którym mowa w § 2, nie stosuje się do czynności prawnej dokonywanej przy wykorzystaniu wzorca udostępnionego w systemie teleinformatycznym.

Pełnomocnik wobec braku rady nadzorczej w spółce

Skoro zatem w przedmiotowej spółce nie ma rady nadzorczej, niezbędne jest powołanie pełnomocnika na mocy uchwały zgromadzenia wspólników. Co do zasady, nie ma obowiązku złożenia uchwały o powołaniu pełnomocnika do zawarcia umowy z członkiem zarządu, zwłaszcza w przypadku umów, o których Pan pisze. Ustanowienie pełnomocnika do zawarcia umowy z członkiem zarządu powinno mieć przynajmniej zwykłą formę pisemną, a formę szczególną (forma pisemna z podpisami potwierdzonymi notarialnie, forma notarialna) w przypadku, gdy umowa z członkiem zarządu ma być zawarta w tej formie, np. umowa sprzedaży nieruchomości przez członka zarządu na rzecz spółki. Należy uznać, że niedopuszczalne jest powołanie pełnomocnika do stałego reprezentowania spółki wobec członków zarządu bądź w odniesieniu do czynności określonego rodzaju – powinno to mieć miejsce każdorazowo w odniesieniu do poszczególnej czynności.

Z celu art. 210 § 1 K.s.h. wynika, że chodzi tu o wszelkie umowy i spory pomiędzy spółką a członkiem zarządu, zarówno związane z pełnioną przez niego funkcją (np. dotyczące odpowiedzialności za wyrządzenie szkody spółce, spory wynikające z umowy o pracę), jak i te, które nie są związane z wykonywaniem funkcji członka zarządu, lecz w których członek zarządu występuje jako osoba trzecia wobec spółki (np. w zakresie łączących spółkę i członka zarządu umów – sprzedaży czy najmu. Powołany przepis odwołuje się jedynie do umów z członkiem zarządu, nie obejmuje więc jednostronnych czynności prawnych, co w odniesieniu do czynności prawnych rozwiązujących umowę o pracę z członkami zarządu zostało potwierdzone w wyroku SN z 1.7.1999 r. (I PKN 143/99).

W tych sytuacjach kompetencja zarządu do reprezentowania spółki nie jest zatem wyłączona. Często przeoczona w praktyce bywa konieczność zachowania reguł przewidzianych w art. 210 § 1 K.s.h. dla umowy spółki zawieranej z udziałem spółki z o.o. i członka jej zarządu.

Uchwała wspólników powołująca pełnomocnika

Pełnomocnik, o którym mowa w art. 210 § 1 K.s.h., może zostać powołany jedynie uchwałą wspólników, w szczególności umowa spółki nie może przyznawać prawa powołania pełnomocnika innemu organowi, a tym bardziej niezaangażowanemu członkowi zarządu. Uchwała ta, ze względu na treść art. 247 § 2 K.s.h. (sprawa osobowa), zapada w głosowaniu tajnym, co wyklucza zatem powzięcie jej poza zgromadzeniem wspólników, gdyż pisemne sposoby głosowania, o których mowa w art. 227 § 2 K.s.h., nie zapewniają tajności.

Uchwała sama w sobie stanowi udzielenie pełnomocnictwa, bez potrzeby stwierdzania tego w odrębnym dokumencie.

Jednak zgodnie z przepisem art. 210 § 1¹ K.s.h. uchwała o powołaniu pełnomocnika w celu zawarcia z członkiem zarządu umowy spółki, która ma zostać zawarta przy wykorzystaniu wzorca umowy, może być podjęta przy wykorzystaniu wzorca udostępnionego w systemie teleinformatycznym.

Nieważność czynności prawnej

Z uwagi na ideę zakazu czynności „z samym sobą” należy przyjąć, że stanowi obejście prawa (art. 58 § 1 Kodeksu cywilnego) powołanie na pełnomocnika tego członka zarządu, z którym spółka zawiera umowę lub toczy spór, a także innego członka zarządu, gdyż w ten sposób łatwo byłoby obejść regulację art. 210 § 1 K.s.h., gdyby działający w charakterze pełnomocników członkowie zarządu wzajemnie zawierali umowy między nimi a spółką. Jeżeli spółki nie reprezentuje w umowach i sporach z członkami zarządu rada nadzorcza lub ustanowiony w tym celu pełnomocnik, te czynności nieważne.

Reasumując, w związku z zakazem podpisywania umów z samym sobą, każdorazowo do każdej umowy musi być powołany pełnomocnik. Drugi wspólnik nie może być pełnomocnikiem.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych - Dz.U. 2000 nr 94 poz. 1037
2. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.