Umowa użyczenia samochodu dla prezesa spółki z o.o.

Udostępnianie samochodu należącego do spółki jej prezesowi

Spółka jak każdy podmiot gospodarczy ma prawo posiadać samochód jako swój majątek. Jest to samochód firmy i może być wykorzystywany w każdy dopuszczalny prawem sposób. Jednym z takich sposobów jest udostępnienie samochodu prezesowi spółki. Takie udostępnienie może mieć na celu wykorzystywanie samochodu tylko dla celów służbowych lub dla celów służbowych i prywatnych.

Wiele zależy od formy zatrudnienia prezesa (o ile jest zatrudniony). Podróże służbowe związane są z wykonywaniem obowiązków służbowych niezależnie od formy zatrudnienia. Jeżeli jest to umowa o pracę – to prezes korzysta z samochodu służbowego dla odbycia takiej podróży i koszty związane z jego użyciem są kosztami uzyskania przychodu przez spółkę. Gdy prezes ma kontrakt cywilny powinno w nim być przewidziane korzystanie z samochodu oraz zasady tego korzystania dla celów służbowych. Wtedy koszty użycia samochodu są kosztami uzyskania przychodu. Jeżeli prezes nie ma umowy o pracę ani kontraktu – należałoby uchwalić zasady korzystania z samochodu dla celów służbowych.

Zaliczenie wydatków na podróże służbowe do kosztów uzyskania przychodów

Proszę pamiętać, że wydatki na podróże służbowe można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów pod warunkiem, że są one związane z prowadzoną działalnością i mają na celu osiągnięcie przychodów (art. 15 ust. 1 ustawy o PDOP). Jeżeli podróż prezesa odbywa się w związku z działalnością spółki, to koszty z nią związane są kosztami uzyskania przychodu (w tym zwrot takich wydatków prezesowi). Przepisy nie określają, jakie wydatki związane z podróżą służbową prezesa, który nie jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę należy mu zwracać. Stąd też konieczność zawarcia odrębnej umowy, by możliwe stało się zaliczenie tych wydatków do kosztów spółki. Jeżeli jednak prezes jest jednocześnie udziałowcem spółki, to zwrot kosztów podroży dla prezesa jako wydatki związane z dokonywaniem jednostronnych świadczeń na rzecz udziałowców należy wyłączyć z kosztów uzyskania przychodów. Podróż prezesa powinna więc zostać należycie udokumentowana. Dokumenty powinny wskazywać m.in. w jakim celu podróż się odbyła, gdzie, z kim doszło do spotkania oraz jakie przyniosła efekty. Chodzi o to, by wykazać, że realizowany był cel firmy.

Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 11 stycznia 2011 r., nr ILPB3/423-838/10-2/JG:

„(…) przepisy art. 16 ust. 1 pkt 38 i pkt 38a ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie będą miały zastosowania w niniejszej sprawie, bowiem Prezes Zarządu nie jest udziałowcem, a ponadto nie dochodzi do jednostronności świadczeń, gdyż funkcja Prezesa Zarządu jest bezspornie związana z wykonywaniem określonych czynności na rzecz Spółki. Ponadto, Zarząd nie jest organem stanowiącym, gdyż w myśl art. 201 § 1 ustawy z dnia 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych (…), zarząd prowadzi sprawy spółki i reprezentuje ją na zewnątrz. W świetle doktryny i orzecznictwa oznacza to, iż zarząd jest organem wykonawczym spółki. W świetle powyższego, wydatki będące przedmiotem wniosku stanowią koszty uzyskania przychodów po spełnieniu unormowania zawartego w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. (…) dla potwierdzenia prawa uznania przedmiotowych wydatków za koszty podatkowe, Wnioskodawca będzie musiał, w szczególności, przedstawić odpowiednie dowody potwierdzające fakt poniesienia i wysokość kosztów przejazdów oraz noclegów, a także wykazać cel każdej z podróży odbywanych przez Prezesa Zarządu (…)”.

Kwoty przekazane prezesowi spółki tytułem rozliczenia delegacji

Gdy prezes jest pracownikiem spółki – to dla odbycia podroży służbowej powinna być wystawiona delegacja i rozliczona stosownie do zasad przyjętych w spółce. Kwoty przekazane tytułem rozliczenia delegacji prezesowi (pracownikowi) są wtedy kosztami dla spółki.

W przypadku prezesa spółki (niebędącego pracownikiem), należności z tytułu podróży służbowej odbytej w celu osiągnięcia przychodów, powinny być dokumentowane w odpowiedni sposób. Możliwe jest wypłacanie świadczenia na takich zasadach, jak przy podróżach służbowych pracowników, ale powinno to wynikać z regulacji wewnętrznych spółki lub umowy z prezesem.

Używanie samochodu służbowego spółki przez jej prezesa w celach prywatnych

Dla celów prywatnych

Zgodnie z art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych przychodami są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze, a także innych nieodpłatnych świadczeń. Przytoczony przepis statuuje zasadę powszechności opodatkowania i znajduje zastosowanie również w odniesieniu do używania samochodu służbowego spółki przez jej prezesa w celach prywatnych.

Przepisy podatkowe nie przewidują określonej metody ustalania przychodu dla prezesów korzystających z samochodów służbowych dla celów prywatnych.

W praktyce spotyka się umowy pomiędzy prezesem i spółką regulujące te kwestie szczegółowo. Np.:

• Ewidencja liczby kilometrów przejechanych samochodem służbowym w celach prywatnych. Pracownik prowadzi i przekazuje ewidencję spółce za każdy miesiąc. Na jej podstawie oraz stawki kilometrówki ustalany jest przychód prezesa.
• Określanie przychodu z tytułu użytkowania samochodu służbowego dla celów prywatnych na podstawie cen stosowanych przez firmy profesjonalnie zajmujące się wynajmem aut. Stosownie do art. 11 ust. 2 ustawy PDOP wartość pieniężną świadczeń w naturze określa się na podstawie cen rynkowych stosowanych w obrocie rzeczami lub prawami tego samego rodzaju i gatunku.

Tyle w tym zakresie.

Koszty używania samochodu firmowego dla celów służbowych mogą stanowić koszty spółki. Wymaga to jednak odpowiedniego przygotowania oraz dokumentowania. Używanie samochodu firmowego dla celów prywatnych stanowi źródło przychodów prezesa. Spółka jako koszty księguje ewentualnie wydatki związane z ubezpieczeniem, codzienną obsługą, myciem, przeglądami, itp.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.