Świadczenie usług na rzecz spółki przez członka zarządu

Zawarcie umowy między spółką a przedsiębiorcą będącym równocześnie członkiem zarządu

Mamy do czynienia z sytuacją, w jakiej:

• wspólnik będący członkiem zarządu działa w imieniu spółki (jest do tego uprawniony),
• jednocześnie działa we własnym imieniu jako jednoosobowy przedsiębiorca,
• będąc członkiem zarządu zleca sobie jako przedsiębiorcy określone usługi,
• dochodzi zatem do zawarcia umowy między spółką a przedsiębiorcą, a zasadniczo miedzy spółką a członkiem jej zarządu,
• wspólnik ów zawiera więc umowę sam ze sobą: z jednej strony reprezentuje spółkę (nikt inny tego prawa nie posiada), a z drugiej strony reprezentuje siebie.

Powstają dwa problemy:

1. ważność umowy zawartej między spółką o członkiem jej zarządu,
2. działalność członka zarządu jako działalność konkurencyjna oraz
3. ocena takiego stanu przez US pod kątem kosztów uzyskania przychodów w spółce, a także przychodów wspólnika jako przedsiębiorcy.

1. Jak wskazuje Kodeks spółek handlowych:

„Art. 15. § 1. Zawarcie przez spółkę kapitałową umowy kredytu, pożyczki, poręczenia lub innej podobnej umowy z członkiem zarządu, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej, prokurentem, likwidatorem albo na rzecz którejkolwiek z tych osób wymaga zgody zgromadzenia wspólników albo walnego zgromadzenia, chyba że ustawa stanowi inaczej.

§ 2. Zawarcie przez spółkę zależną umowy wymienionej w § 1 z członkiem zarządu, prokurentem lub likwidatorem spółki dominującej wymaga zgody zgromadzenia wspólników albo walnego zgromadzenia spółki dominującej. Do wyrażenia zgody i skutków braku zgody stosuje się przepisy art. 17 § 1 i 2”.

Zobacz też: Praca na rzecz własnej spółki

Umowa między spółką i członkiem zarządu a zgoda zgromadzenia wspólników

Umowy wskazane w tym przepisie wymagają zgody spółki. Jako umowy „podobne”, do których przepis ten znajduje zastosowanie, wskazuje się np. poręczenie wekslowe, gwarancję bankową, czy też przewłaszczenie na zabezpieczenie –generalnie rzecz biorąc, są to różnego rodzaju umowy zabezpieczające, które pozwalają na dokonanie przysporzenia kosztem spółki.

Według Sądu Najwyższego „inna umowa to więc nie tyle umowa, której kształt normatywny zbliżony jest przynajmniej do jednej z umów wymienionych w tym przepisie, co umowa, której zawarcie umożliwia, w równie łatwy sposób jak w przypadku umowy pożyczki, kredytu lub poręczenia ukształtowanie przewidzianych w niej świadczeń w taki sposób, że funkcjonariusz spółki wymieniony w tym przepisie, uzyskuje niczym nieuzasadnioną korzyść kosztem spółki”.

Najrozsądniejszym rozwiązaniem jest doprowadzenie do sytuacji, w jakiej wszystkie umowy zawierane przez spółkę kapitałową z członkiem zarządu byłyby poprzedzone zgodą wspólników określającą warunki ww. umów oraz osoby, z którymi mają być zawarte. A także potwierdzenie zawarcia oraz warunków zawarcia umów już zrealizowanych.

„Art. 17. § 1. Jeżeli do dokonania czynności prawnej przez spółkę ustawa wymaga uchwały wspólników albo walnego zgromadzenia bądź rady nadzorczej, czynność prawna dokonana bez wymaganej uchwały jest nieważna.

§ 2. Zgoda może być wyrażona przed złożeniem oświadczenia przez spółkę albo po jego złożeniu, nie później jednak niż w terminie dwóch miesięcy od dnia złożenia oświadczenia przez spółkę. Potwierdzenie wyrażone po złożeniu oświadczenia ma moc wsteczną od chwili dokonania czynności prawnej.

§ 3. Czynność prawna dokonana bez zgody właściwego organu spółki, wymaganej wyłącznie przez umowę spółki albo statut, jest ważna, jednakże nie wyklucza to odpowiedzialności członków zarządu wobec spółki z tytułu naruszenia umowy spółki albo statutu”.

Umowa między członkiem zarządu a spółką co do zasady jest dopuszczalna. Z uwagi na ich zakres niektóre wymagają zgody zgromadzenia wspólników.

K.s.h. oraz inne przepisy wymagają formy szczególnej dla umowy-zlecenia usług między spółką a członkiem jej zarządu tylko w przypadku spółki z o.o. jednoosobowej (wspólnik ma 100% udziałów i jest w zarządzie). Wtedy umowa musi mieć formę aktu notarialnego, a zawarta w innej formie jest nieważna.

Przy umowie na zlecenie usług dochodzi do przysporzenia na rzecz członka zarządu kosztem spółki. Uważam, że nie jest to bezpodstawne. A więc umowa nie wymagałaby zgody spółki, o ile nie ma takiego wymogu w umowie spółki.

Umowa spółki może przewidywać konieczność zgody określonego organu na zawarcie umowy przez spółkę z członkiem zarządu. Brak tej zgody nie powoduje jednak nieważności umowy, a jedynie odpowiedzialność członka zarządu wobec spółki.

Jeżeli umowa spółki wymaga zgody jej organu – wskazane byłoby podjęcie takiej uchwały (o zgodzie) na przyszłość i czas określony lub nieokreślony nadto wyrażenie zgody na zawarcie umów już wykonanych (potwierdzenie ich zawarcia przez spółkę za jej zgodą).

„Art. 210. § 1. W umowie między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.

§ 2. W przypadku gdy wspólnik, o którym mowa w art. 173 § 1, jest zarazem jedynym członkiem zarządu, przepisu § 1 nie stosuje się.

Czynności prawne między wspólnikiem a reprezentowaną przez niego spółką

Czynność prawna między tym wspólnikiem a reprezentowaną przez niego spółką wymaga formy aktu notarialnego. O każdorazowym dokonaniu takiej czynności prawnej notariusz zawiadamia sąd rejestrowy, przesyłając wypis aktu notarialnego”.

Obecnie uznaje się. że w umowach między spółką a członkiem zarządu spółka nie powinna być reprezentowana przez tego członka zarządu.

Powstaje konieczność podjęcia uchwały o powołaniu pełnomocnika na zgromadzeniu wspólników, w tym na zgromadzeniu wspólników odbytym bez formalnego zwołania (w trybie art. 240 K.s.h.), w głosowaniu tajnym.

Wskazany art. 210 K.s.h. nie wymaga w opisanej sytuacji notarialnego protokołowania uchwały zgromadzenia wspólników udzielającej pełnomocnictwa do zawarcia umowy z członkiem zarządu.

Wskazane byłoby podjecie takiej uchwały na przyszłość i zawieranie umowy z tym wspólnikiem (a jednocześnie członkiem zarządu) przez pełnomocnika spółki, w tym zlecanie świadczenia usług(co jest traktowane jak zawarcie umowy).

2. Stosownie do art. 211 K.s.h. – członek zarządu nie może bez zgody spółki zajmować się interesami konkurencyjnymi ani też uczestniczyć w spółce konkurencyjnej jako wspólnik spółki cywilnej, spółki osobowej lub jako członek organu spółki kapitałowej bądź uczestniczyć w innej konkurencyjnej osobie prawnej jako członek organu. Zakaz ten obejmuje także udział w konkurencyjnej spółce kapitałowej w przypadku posiadania przez członka zarządu co najmniej 10% udziałów lub akcji tej spółki albo prawa do powołania co najmniej jednego członka zarządu. Jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej, zgody udziela organ uprawniony do powołania zarządu.

Gdy przedmiot działalności członka zarządu nie pokrywa się z działalnością spółki, a działalność nie ma charakteru konkurencyjnego w stosunku do działalności spółki, to powyższy przepis nie ma zastosowania.

3. Stosownie do ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych:

„Art. 11.1. Jeżeli:

1) podatnik podatku dochodowego mający siedzibę (zarząd) lub miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zwany dalej „podmiotem krajowym”, bierze udział bezpośrednio lub pośrednio w zarządzaniu przedsiębiorstwem położonym za granicą lub w jego kontroli albo posiada udział w kapitale tego przedsiębiorstwa, albo

2) osoba fizyczna lub prawna mająca miejsce zamieszkania albo siedzibę (zarząd) za granicą, zwana dalej „podmiotem zagranicznym”, bierze udział bezpośrednio lub pośrednio w zarządzaniu podmiotem krajowym lub w jego kontroli albo posiada udział w kapitale tego podmiotu krajowego, albo

3) te same osoby prawne lub fizyczne równocześnie bezpośrednio lub pośrednio biorą udział w zarządzaniu podmiotem krajowym i podmiotem zagranicznym lub w ich kontroli albo posiadają udział w kapitale tych podmiotów

– i jeżeli w wyniku takich powiązań zostaną ustalone lub narzucone warunki różniące się od warunków, które ustaliłyby między sobą niezależne podmioty, i w wyniku tego podmiot nie wykazuje dochodów albo wykazuje dochody niższe od tych, jakich należałoby oczekiwać, gdyby wymienione powiązania nie istniały – dochody danego podmiotu oraz należny podatek określa się bez uwzględnienia warunków wynikających z tych powiązań.

4. Przepisy ust. 1–3a stosuje się odpowiednio, gdy:

1) podmiot krajowy bierze udział bezpośrednio lub pośrednio w zarządzaniu innym podmiotem krajowym lub w jego kontroli albo posiada udział w kapitale innego podmiotu krajowego (…)”.

Posiadanie udziału w kapitale innego podmiotu oznacza sytuację, w której dany podmiot bezpośrednio lub pośrednio posiada w kapitale innego podmiotu udział nie mniejszy niż 5%.

Ustalenie wynagrodzenia za usługi członka zarządu wykonywane przez jego firmę na rzecz spółki

US może sprawdzać w istniejącej sytuacji, czy w wyniku takich powiązań nie zostały ustalone lub narzucone warunki różniące się od warunków, które ustaliłyby między sobą niezależne podmioty, i w wyniku tego podmiot nie wykazuje dochodów albo wykazuje dochody niższe od tych, jakich należałoby oczekiwać, gdyby wymienione powiązania nie istniały – dochody danego podmiotu oraz należny podatek określa się bez uwzględnienia warunków wynikających z tych powiązań.

W wyniku tego może dojść do ustalenia, że:

• wspólnik jako przedsiębiorca powinien otrzymywać wyższe wynagrodzenie – co prowadzi do odrębnego postępowania i oszacowania jego przychodu,
• wspólnik otrzymał zbyt duże wynagrodzenie, a zatem spółka nie powinna ująć go w całości w kosztach, a tylko w części.

Należałoby więc zadbać o to, aby ceny za usługi członka zarządu od jego firmy dla spółki były cenami rynkowymi (ewentualnie nieznacznie od nich odbiegały).

W praktyce sporządza się dokument związany z zawartą umową wskazujący strony umowy, ustaloną cenę usług, informacje o cenach występujących na danym rynku (np.: z 4 innych firm). Pozwala to na wykazanie, że spółka zdawała sobie sprawę z sytuacji iż zadbała o swoje interesy oraz prawidłowość pod względem podatkowym w zakresie swoich kosztów.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.