• Autor: Wioletta Dyl
Wraz z koleżanką planujemy otworzyć firmę, chciałybyśmy aby była to spółka, ale nie wiemy, na jaką się zdecydować. Wydaje się nam, że najlepszym rozwiązaniem byłaby spółka cywilna. Obie pracujemy, koleżanka będzie mieć umowę na pół albo na cały etat. Ja natomiast mam umowę na pół etatu. Czy w związku z tym istnieje problem z założeniem firmy (spółki)? Proszę o przedstawienie, jakie są korzyści w utworzeniu spółki cywilnej albo jednoosobowej działalności z zatrudnieniem drugiej osoby – wady i zalety obu rozwiązań. Jakie będą płatności związane z prowadzeniem spółki, składki, skoro od umowy o pracę na pół etatu odprowadzane są za mnie składki? Spółka zajmowałaby się sprzedażą internetową odzieży, czy w związku z tym musimy posiadać magazyn? Czy prowadząc sprzedaż internetową musimy posiadać kasę fiskalną? Czy nie trzeba wystawiać paragonów, gdy będzie zrobiony przelew za towar? Czy mogą być dwie siedziby spółki (pochodzimy z innych miast)?
Jeżeli chcą Panie przyjąć sprawiedliwy podział osiąganych dochodów i ewentualnych strat, to oczywiście spółka cywilna wydaje się lepszym rozwiązaniem niż działalność gospodarcza jednej z Pań z zatrudnieniem drugiej.
Trzeba pamiętać, że przy drugim wariancie tę z Pań, która założyła działalność i zatrudniła koleżankę, obciążają związane z zatrudnieniem koszty, tj. ZUS (składki społeczne oraz zdrowotne) a także podatek dochodowy, zatem późniejsze rozliczenia związane z osiągnięciem zysku byłyby nieco utrudnione, ale oczywiście nie niemożliwe.
Natomiast w moim przekonaniu spółka cywilna byłaby z powodu kosztów (ZUS i PIT) rozwiązaniem w większym stopniu rozkładającym ryzyko prowadzenia wspólnej działalności.
Spółka cywilna to nie spółka z Kodeksu spółek handlowych (sp. z o.o., jawna), ani też przedsiębiorca w rozumieniu ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, która stanowi, że za przedsiębiorców uważa się jej wspólników, ale już nie samą spółkę, w związku z tym odpowiedzialność wspólników takiej spółki jest całkowicie różna, ponieważ spółka cywilna nie posiada podmiotowości prawnej (poza podatkami oczywiście). Na gruncie prawa podatkowego podmiotowość prawną ma zarówno spółka cywilna, jak i wspólnicy.
To oznacza, że aby założyć spółkę cywilną, każda z Pań musi zarejestrować własną działalność gospodarczą, po to aby uzyskać status przedsiębiorcy. Przy czym, przy rejestracji własnej działalności należy od razu wskazać, że będzie ona prowadzona w ramach spółki cywilnej.
Zgodnie z brzmieniem art. 860 Kodeksu cywilnego (K.c.) przez umowę spółki wspólnicy zobowiązują się dążyć do osiągnięcia wspólnego celu gospodarczego przez działanie w sposób oznaczony, w szczególności przez wniesienie wkładów. Spółka cywilna jest więc umową i należy ją traktować jak każde inne zobowiązanie. Zatem byłoby wskazane, aby Panie stworzyły umowę spółki choćby w wersji podstawowej określającej jej działalność i sposób dzielenia się zyskami i stratami pomiędzy wspólnikami.
Należy pamiętać, że skoro spółka cywilna nie jest osobą prawną ani jednostką organizacyjną wyposażoną przez przepisy prawa w zdolność prawną. Podmiotami praw i obowiązków są wspólnicy, czyli dłużnikami zobowiązań powstających w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Co prawda zobowiązania te są określane mianem zobowiązań spółki, ale ujmując rzecz bardziej ściśle, nie są one niczym innym, jak zobowiązaniami wspólników dotyczącymi ich wspólnego mienia. Za te zobowiązania wspólnicy odpowiadają solidarnie. Odpowiedzialność solidarna wspólników spółki cywilnej oznacza, że wierzyciel może żądać całości lub części świadczenia od wszystkich dłużników łącznie, od kilku z nich lub od każdego z osobna, a zaspokojenie wierzyciela przez któregokolwiek z dłużników zwalnia pozostałych (solidarność dłużników). Jednak aż do zupełnego zaspokojenia wierzyciela wszyscy dłużnicy solidarni pozostają zobowiązani.
Trzeba pamiętać, że odnoszący się do solidarnej odpowiedzialność wspólników art. 864 K.c. jest przepisem bezwzględnie obowiązującym, co oznacza, że nie może on zostać zmodyfikowany na mocy postanowienia stron polegającego na ograniczeniu bądź wyłączeniu odpowiedzialności solidarnej (umowa spółki). Co prawda umowa między wspólnikami sprzeczna z art. 864 K.c. nie jest z mocy prawa nieważna, ale jej skuteczność ogranicza się jedynie do rozliczeń wewnętrznych (w zasadzie dotyczących roszczeń regresowych) między poszczególnymi wspólnikami. Czyli że można np. całkowicie swobodnie ustalić, iż na skutek zapłaty solidarnego długu przez jednego ze wspólników drugi zwraca płacącemu nawet całość zadłużenia.
Spółka cywilna nie jest podatnikiem podatku dochodowego. Podatnikami są jej wspólnicy. W zależności od formy prawnej oraz wyboru formy rozliczania podatku dochodowego wspólnicy mogą być podatnikami różnych podatków oraz w różnej formie je opłacać. W umowie spółki określony jest udział w zyskach każdego ze wspólników.
Od swojej części zysków wspólnik jest zobowiązany zapłacić podatek według obowiązujących zasad, czyli skoro wspólnik jest osobą fizyczną, opłaca podatek dochodowy od osób fizycznych.
W zależności od wybranej formy opodatkowania może go rozliczać na zasadach ogólnych lub opłacać podatek liniowy. W przypadku gdy wspólnikami spółki są osoby fizyczne, wspólnicy mogą ustalić, że będzie opłacany podatek dochodowy w formie ryczałtu ewidencjonowanego od przychodów spółki. Rachunkowość takiej spółki może być prowadzona w formie ewidencji podatkowych – ryczałtu ewidencjonowanego lub książki przychodów i rozchodów, można także prowadzić księgi rachunkowe.
Co do obciążeń parapodatkowych (ZUS) – w przypadku wspólników będących osobami fizycznymi podlegają oni takim samym obowiązkom w opłacaniu składek jak osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą. W sytuacji obu Pań, skoro obie jesteście zatrudnione na pół etatu lub na cały etat, o ile Wasze wynagrodzenie wynosi co najmniej 1850 zł, to opłacają Pani od swojej działalności wyłącznie składkę zdrowotną, która obecnie wynosi 288,95 zł*. Składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe z tytułu działalności są dobrowolne, obowiązkowa pozostaje tylko składka na ubezpieczenie zdrowotne. Jeżeli z tytułu umowy o pracę którakolwiek z Pań otrzymywałaby wynagrodzenie niższe niż minimalne, to w przypadku podjęcia działalności gospodarczej również składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne z tytułu tej działalności byłyby dla niej obowiązkowe. W przypadku spółek cywilnych istnieją dwa sposoby zgłaszania i rozliczania składek wspólników.
Jeżeli spółka podjęła decyzję, że każdy ze wspólników będzie samodzielnie rozliczał się z ZUS, to każdy ze wspólników jako osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą dokonuje zgłoszenia do ZUS na oddzielnych dokumentach ZUS ZFA, używając indywidualnych identyfikatorów numerycznych. Płatnikiem składek jest oddzielnie każdy wspólnik. Na druku ZUS ZFA w poz. „Dane identyfikacyjne płatnika składek” należy podać:
Jeżeli wspólnik posiada jeszcze inny tytuł do ubezpieczeń (np. umowę o pracę), dokonuje zgłoszenia do ubezpieczeń na formularzu ZUS ZZA, jeśli nie ma innego tytułu bądź z umowy o pracę nie otrzymuje przynajmniej minimalnego wynagrodzenia, to zgłoszenia dokonuje na druku ZUS ZUA. Składki prowadzący działalność rozlicza na druku ZUS DRA.
Drugim sposobem rozliczania wspólników jest zgłoszenie ich przez spółkę. Wtedy rolę płatnika składek przejmuje spółka i to ona musi dokonać zgłoszenia wspólników do ZUS. Zgłoszenia spółki jako płatnika składek dokonuje się na formularzu ZUS ZPA. W pozostałych danych identyfikacyjnych płatnika należy podać:
Spółka na dokumencie ZUS ZPA nie wypełnia pól dotyczących organu założycielskiego / rejestrowego (blok III pola od 02 do 08). Pod danymi identyfikacyjnymi spółki należy zgłosić do ubezpieczeń każdego ze wspólników. W zależności od rodzaju ubezpieczeń – na drukach ZUS ZZA bądź ZUS ZUA.
Spółka jako płatnik składek rozlicza co miesiąc składki za wspólników, na raportach rozliczeniowych ZUS RZA – jeśli wspólnik podlega tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu, lub ZUS RCA, jeśli wszystkim składkom, łączne zsumowanie składek wykazywane jest na jednej deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA. Zakład Ubezpieczeń Społecznych udostępnia dla wszystkich płatników składek bezpłatnie program Płatnik do zainstalowania we własnym komputerze.
Dokumenty sporządzone w aktualnej wersji programu Płatnik można dostarczać do ZUS w formie papierowej bądź drogą elektroniczną poprzez teletransmisję danych. Droga elektroniczna przekazywania dokumentów rozliczeniowych jest obowiązkowa dla płatników rozliczających składki za więcej niż 5 osób.
Należy jednak pamiętać, że dokumenty zgłoszeniowe płatnika ZUS ZFA/ZUA ZPA należy zawsze dostarczyć do ZUS w formie papierowej z załączonymi kopiami decyzji nadania NIP, REGON oraz decyzją organu rejestrowego.
W przypadku osiągnięcia zysku przez spółkę jest on dzielony między wspólników po zakończeniu roku obrotowego, stosownie do udziałów w zysku, jednak wspólnicy mogą wypłacać sobie zaliczki z zysku w ciągu roku. Można więc założyć, że wspólnicy mają nieograniczony dostęp do przypadającej na nich części zysku.
Nie są Panie zobowiązane do posiadania odrębnego magazynu do przechowywania sprzedawanej internetowo odzieży. Taki obowiązek nie wynika z żadnych przepisów. Natomiast co do kasy fiskalnej obowiązek jej posiadania wynika z wielkości osiąganego obrotu w ramach prowadzonej spółki cywilnej.
Zgodnie z przepisami ustawy o VAT podatnicy mają obowiązek stosowania kas rejestrujących przy sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. W myśl rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 listopada 2014 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących – w sytuacji gdy kwota obrotu z tytułu sprzedaży na rzecz wyżej wymienionych osób w poprzednim lub bieżącym roku podatkowym nie przekroczyła 20 000 zł – podatnicy zwolnieni są z obowiązku stosowania kas. Należy jednak pamiętać, że w przypadku gdyby Panie rozpoczynałyby w danym roku prowadzenie działalności np. w lipcu, limit zwolnienia obliczany jest proporcjonalnie do okresu jej wykonywania (tj. 10 000 zł). Generalnie kwotę 20 tysięcy należy podzielić przez liczbę dni w roku. Następnie uzyskaną wartość mnoży się przez liczbę dni od momentu rozpoczęcia działalności do końca roku. Uzyskany iloczyn stanowi limit dla firmy. Obowiązek posiadania kasy fiskalnej powstaje po upływie dwóch miesięcy, licząc od pierwszego dnia miesiąca, następującego po miesiącu, w którym podatnik przekroczył dopuszczalny limit.
Kasy fiskalnej nie trzeba wprowadzać w sytuacji, kiedy ma miejsce ściśle określony sposób zapłaty oraz udokumentowania sprzedaży. Dotyczy on przede wszystkim firm, które sprzedają swoje usługi za pośrednictwem internetu (sklepy internetowe). W ich przypadku muszą zostać spełnione dwa warunki, o których mowa w rozporządzeniu. Zgodnie z nim, zwolnieniu z kasy fiskalnej w okresie 2015-2016 podlega:
„Dostawa towarów w systemie wysyłkowym (pocztą lub przesyłkami kurierskimi), jeżeli dostawca towaru otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana (dane nabywcy, w tym jego adres).”
Innymi słowy zapłata za sprzedany towar musi być zrealizowana za pośrednictwem banku w postaci tradycyjnego przelewu bankowego, zapłatą kartą lub przekazem pocztowym. Oprócz tego konieczne jest prowadzenie odrębnej ewidencji sprzedaży. Ewidencja ta powinna umożliwiać łatwe powiązanie danej transakcji z operacją bankową. Ponadto jeśli prowadzący sklep internetowy sprzedaje osobie fizycznej nieprowadzącej własnej działalności i jest równocześnie zwolniony z obowiązku ewidencjonowania transakcji na kasie fiskalnej, taką sprzedaż może udokumentować wystawionym dobrowolnie paragonem lub fakturą lub innym dowolnym dokumentem.
* Opis sprawy z czerwca 2016 r.
Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.
Zapytaj prawnika - porady prawne online
O autorze: Wioletta Dyl
Radca prawny, absolwentka prawa na Wydziale Prawa i Administracji Uniwersytetu Wrocławskiego. Udziela porad prawnych z zakresu prawa autorskiego, nowych technologii, ochrony danych osobowych, a także prawa konkurencji, podatkowego i pracy. Zajmuje się również sporządzaniem regulaminów oraz umów, szczególnie z zakresu e-biznesu i prawa informatycznego, które jest jej pasją. Posiada kilkudziesięcioletnie doświadczenie prawne, obecnie prowadzi własną kancelarię prawną.
Zapytaj prawnika
