• Data: 2023-04-24 • Autor: Adam Dąbrowski
Końcem 2017 r. zawiesiłam działalność spółki z o.o. Zgłoszenie zostało właściwie przekazane do KRS, do US, zostało też złożone sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie zarządu. Spółka nie prowadzi działalności, nie zatrudnia pracowników, nie ma majątku trwałego, nie uzyskuje przychodów, nie ma kosztów. Nie planuję postawić spółki w stan likwidacji. Niestety, nie miałam wiedzy, że działalność spółki można zawiesić na maksymalnie dwa lata, dopiero od 2 tygodni wiem, że spółka znacząco przekroczyła przepisowy termin. Poinformowano mnie na infolinii KRS, że po 2 latach spółka „automatycznie” wznawia działalność, przy czym z aktualnych informacji z KRS online to nie wynika, spółka ma nadal status zawieszonej działalności. Jak teraz tę sprawę wyprostować? Księgowy zasugerował, żeby wznowić działalności spółki na 1 dzień i ponownie ją zawiesić. Widzę w tym pomyśle wiele trudności. Dodam, że bank zamknął rachunek firmowy spółki (i to bez zawiadomienia) – z powodu braku operacji na rachunkach przez ponad 2 lata. Proszę o wyjaśnienie kilku kwestii. Co do wznowienia i zawieszenia działalności spółki: jakie formularze i dokumenty wypełnić, uzupełnić, za jaki okres i dokąd wysłać? Czy możliwe jest, aby pomimo przekroczenia 2 lat, w ciągu których spółka nie prowadziła działalności, nadal pozostawała jako „zawieszona”, skoro taka informacja widnieje w aktualnym odpisie KRS? Czy spółce grożą jakieś kary? Czy spółka ma obowiązek w okresie zawieszenia posiadania aktywnego rachunku bankowego? Skoro bank zamknął rachunek, czy mam o tym poinformować US i czy jest obowiązek założenia nowego i zgłoszenia tego organom?
Niestety, nieznajomość prawa szkodzi. To twarda i niezbyt powszechnie znana zasada. Prawo uchwalone i opublikowane obowiązuje wszystkich (erga omnes), powinno być wszystkim znane i nie ma w tym zakresie wyjątków.
Zasady zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej zawierają przepisy ustawy – Prawo przedsiębiorców z dnia 6 marca 2018 r.(dalej „Prawo przedsiębiorców”). Przed 30 kwietnia 2018 r. zawieszenie działalności regulowały przepisy ustawy o swobodzie działalności gospodarczej z dnia 2 lipca 2004 r.
Nie ma szczególnych warunków, poza wymienionymi poniżej, aby spółka z o.o. mogła zawiesić działalność gospodarczą, chyba że dodatkowe warunki zostały określone w umowie spółki.
Spółka z o.o. może zawiesić swoją działalność pod warunkiem, że nie zatrudnia pracowników. Z omawianego uprawnienia będzie mogła skorzystać spółka zatrudniająca wyłącznie pracowników przebywających na urlopie macierzyńskim, urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopie wychowawczym lub urlopie rodzicielskim niełączących korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu. W przypadku zakończenia korzystania z urlopów lub złożenia przez pracownika wniosku dotyczącego łączenia korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu, pracownik ma prawo do wynagrodzenia jak za przestój, określonego przepisami prawa pracy, do zakończenia okresu zawieszenia.
Spółka w okresie zawieszenia nie może wykonywać działalności gospodarczej i osiągać bieżących przychodów z działalności gospodarczej. W okresie zawieszenia spółka może jednak wykonywać:
Zawieszenie działalności spółki może zwolnić spółkę od obowiązku zwołania zwyczajnego zgromadzenia wspólników. Warunkiem jest jednak, aby działalność spółki zawiesić na cały rok obrotowy. Ponadto aby nie doszło do zamknięcia ksiąg rachunkowych na koniec tego roku. Jeżeli do tego dojdzie, następne zwyczajne zgromadzenie podejmie uchwały również dotyczące roku obrotowego, w którym zawieszono działalność.
Podobnie dzieje się z obowiązkiem sporządzenia sprawozdania finansowego. Zawieszenie działalności nie zwalnia spółki od sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego. Wyjątek dotyczy jedynie całego roku bilansowego, w trakcie którego nie doszło do otwarcia i zamknięcia ksiąg. Czyli wówczas, kiedy zawieszenie trwało od 1 stycznia do 31 grudnia (w większości spółek). Nie dotyczy to jednak spółek, w których dokonuje się w trakcie zawieszenia odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych. A także gdy następują inne zdarzenia wywołujące skutki o charakterze majątkowym lub finansowym.
Spółka z o.o. może zawiesić wykonywanie działalności gospodarczej na okres od 30 dni (chyba że zawieszenie dotyczy miesiąca lutego) do 24 miesięcy. W odniesieniu do spółki z o.o. okres zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej rozpoczyna się od dnia wskazanego we wniosku o wpis informacji o zawieszeniu, nie wcześniej niż w dniu złożenia wniosku i trwa do dnia określonego we wniosku o wpis informacji o wznowieniu działalności.
Zgodnie z art. 20d ustawy o KRS w poprzednim brzemieniu w przypadku niezłożenia wniosku do KRS o wpis informacji o wznowieniu działalności przed upływem okresu 24 miesięcy od dnia złożenia wniosku o wpis informacji o zawieszeniu, KRS wszczyna postępowanie przymuszające. Art. 20d ustawy o KRS w aktualnym brzmieniu stanowi, że w takim przypadku wpis informacji o wznowieniu wykonywania działalności gospodarczej następuje w dniu kolejnym po upływie okresu 24 miesięcy zawieszenia przez automatyczne zamieszczenie jej w KRS.
Spółka była zwolniona z obowiązku zapłaty zaliczek na podatek dochodowy CIT za okres zawieszenia działalności. Nie musiała składać deklaracji, w tym deklaracji ZUS i VAT.
W świetle aktualnego brzemienia art. 20d ustawy o KRS:
„Art. 20d. W przypadku niezłożenia wniosku o wpis informacji o wznowieniu wykonywania działalności gospodarczej przed upływem okresu 24 miesięcy od dnia zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej wpis informacji o wznowieniu wykonywania działalności gospodarczej następuje w dniu kolejnym po upływie okresu 24 miesięcy od dnia zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej przez automatyczne zamieszczenie jej w rejestrze przedsiębiorców.”
Zatem nie powinno być w KRS informacji o zawieszeniu działalności. Informacja ta powinna być wykreślona a widoczna tylko w wypisie pełnym.
Od dnia 1 lipca 2021 r. nie ma możliwości złożenia wniosku w formie papierowej do KRS. Dotyczy to również załączników do wniosku, w tym gotowych wzorów formularzy. Zatem aktualnie spółka możecie złożyć wniosek do KRS elektronicznie poprzez Portal Rejestrów Sądowych (e-formularze). Aby tego dokonać, należy mieć założone własne konto ( np.: jako osoba fizyczna).
Wniosek o zawieszenie wypełnia się elektronicznie w systemie na portalu PRS. Do wniosku załącza uchwałę zarządu spółki o zawieszeniu, a także oświadczenie o niezatrudnianiu pracowników ( w formacie PDF najlepiej z podpisem profilem zaufanym). Wniosek o zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej podpisuje zarząd spółki zgodnie z reprezentacją.
Wniosek o wpis zawieszenia, jak i wznowienia wykonywania działalności gospodarczej jest wolny od opłaty sądowej. Informacja o zawieszeniu wykonywania działalności gospodarczej nie podlega ogłoszeniu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Informacje o tym zawarte są w formularzu dotyczącym wpisania zmian w KRS.
Twierdzenie, że spółka jest nadal zawieszona, jest nie do obrony. Zawieszenie miało miejsce w 2016. Zatem do odwieszenia z mocy prawa doszło w roku 2018, więc brakuje sprawozdań finansowych za lata 2018-2021.
W praktyce możliwe jest, że pomimo przekroczenia okresu dwóch lat, w ciągu których spółka była zawieszona i nie prowadziła działalności, w KRS nadal widniał wpis o jej zawieszeniu. Sąd nie dokonał tego wykreślenia z urzędu i tak zostało. Ale taka informacja jest tylko wskazaniem faktu; który w tym przypadku miał miejsce od 2016 do 2018. Sąd nie wszczął postępowania przymuszającego do złożenia wniosku o odwieszenie według starych przepisów.
Działalności nie trzeba formalnie wznawiać – one jest odwieszona. Należałoby złożyć wniosek o wpisanie zmian – kolejnego zwieszenia na kolejne 24 miesiące. Przy tej okazji można wskazać sądowi, że powinien z urzędu wykreślić wpis o poprzednim zawieszeniu. A pojawienie się wniosku o wpisanie zmian – zawieszenia działalności – „obudzi” sąd. Skutkiem będzie sprawdzenie sytuacji oraz ewentualne wezwanie do złożenia brakujących sprawozdań finansowych spółki za okres po teoretycznym odwieszeniu działalności (z mocy prawa).
Spółka nie jest zobowiązana do utrzymywania w okresie zawieszenia rachunku bankowego.
Podmioty wpisane w KRS zgłaszają samodzielnie w urzędzie skarbowym tylko zmiany danych uzupełniających, np. rachunków bankowych czy miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej. Zatem spółka powinna to uczynić po zlikwidowaniu rachunku przez bank „z jego inicjatywy”. A po ewentualnym założeniu nowego rachunku – ponowne złożenie zawiadomienia.
Aktualizacji danych podstawowych, tj. objętych treścią wpisu w KRS, dokonują poprzez złożenie odpowiedniego wniosku o zmianę danych w KRS. Nowe dane podstawowe (z wyjątkiem ujawnionych w rejestrze dłużników niewypłacalnych) KRS przekazuje automatycznie, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, do Centralnego Rejestru Podmiotów – Krajowej Ewidencji Podatników (CRP KEP) oraz krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej (rejestru REGON). Natomiast z CRP KEP są one przesyłane do Centralnego Rejestru Płatników Składek (ZUS).
Zgłoszenie aktualizacyjne w zakresie danych uzupełniających składa się na formularzu NIP-8. Te zmienione dane, po zamieszczeniu w CRP KEP, są przekazywane do rejestru REGON oraz ZUS.
Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.
Zapytaj prawnika - porady prawne online
O autorze: Adam Dąbrowski
Radca prawny.
Zapytaj prawnika
