• Autor: Małgorzata Zegarowicz
Prowadzę biuro rachunkowe i w ramach umowy z prezesem spółki z o.o. jej księgi handlowe. Spółka ma dwóch wspólników: jeden ma 99% udziałów, a drugi 1%. Ten mniejszy udziałowiec żąda ode mnie rozliczeń za dwa lata. Czy jako biuro rachunkowe mam obowiązek udzielić mu takich informacji, czy powinien mi przedstawić zgodę zarządu na kontrolowanie ksiąg rachunkowych?
Prawo kontroli spółki to jedno z najważniejszych uprawnień przysługujących wspólnikowi spółki z o.o. Regulację wykonywania tego prawa zawiera art. 212 Kodeksu spółek handlowych (K.s.h.). Przepis niniejszy reguluje, iż prawo kontroli posiada każdy wspólnik i w tym celu osobiście bądź z upoważnioną przez siebie osobą może w każdym czasie przeglądać księgi i dokumenty spółki, sporządzać bilans dla swego użytku lub żądać wyjaśnień od zarządu. W wypadku gdy istnieje uzasadniona obawa, że wspólnik wykorzysta zgromadzone w ten sposób informacje w celach sprzecznych z interesem spółki i przez to wyrządzi spółce znaczną szkodę, zarząd może odmówić wspólnikowi wyjaśnień oraz udostępnienia do wglądu ksiąg i dokumentów spółki. Tutaj ustawa przewiduje, że w sytuacji odmowy ze strony zarządu wspólnik może żądać rozstrzygnięcia sprawy uchwałą wspólników. Taka uchwała powinna być powzięta w terminie miesiąca od dnia zgłoszenia żądania. Drugą możliwością, z jakiej może skorzystać wspólnik, jest wniosek do sądu rejestrowego o zobowiązanie zarządu do udzielenia wyjaśnień lub udostępnienia do wglądu dokumentów bądź ksiąg spółki. Wniosek należy złożyć w terminie siedmiu dni od dnia otrzymania zawiadomienia o uchwale lub od upływu terminu w przypadku niepowzięcia uchwały wspólników w terminie.
Prawo kontroli spółki jest prawem indywidualnym, przysługującym każdemu wspólnikowi. Nie jest ono zależne od posiadania przez danego wspólnika określonego ułamka kapitału zakładowego. Nadto, jest to prawo działające z mocy ustawy i nie wymaga osobnego uregulowania w umowie spółki, względnie akcie założycielskim (wyrok SA w Krakowie z dn. 23.08.2012 r., I ACa 715/12).
Przeglądanie ksiąg i dokumentów może odbywać się w siedzibie spółki i nie obejmuje ich wynoszenia poza siedzibę spółki. Natomiast możliwe jest sporządzenie kopii, notatek itd. Wspólnik może żądać sporządzenia bilansu na swoją rzecz, ale tylko dla swego własnego użytku. Przez „księgi i dokumenty spółki” należy rozumieć wszelką dokumentacją znajdującą się w spółce: listy obecności, spis inwentarza, księgę wpływu i wypływu dokumentów, dokumentację rozliczeń ZUS, potwierdzenie płacenia podatków, zestawienie wyników za dany okres, sprawozdania, protokoły pokontrolne, dokumentacja związana z toczącymi się procesami, księgi handlowe, treść korespondencji, umów itd. Kodeks spółek handlowych nie ogranicza przedmiotowo zakresu ksiąg i dokumentów spółki, w związku z czym prawo kontroli wspólnika rozciąga się na wszelką dokumentację spółki związaną z jej działalnością. Ewentualne ograniczenia w tym zakresie mogą wynikać z przepisów o charakterze szczególnym. Prawo żądania można kierować nie tylko do zarządu, ale również do likwidatora (prawo to w okresie likwidacji nie wygasa) czy kuratora.
W piśmiennictwie uznaje się, że granice prawa kontroli są ograniczone. Nadużywaniem tego prawa będą takie zachowania jak
kontrolowanie spółki dla oczernienia członków organów spółki, czy wspólników, zgłaszanie żądania wyjaśnień codziennie, tuż przed zakończeniem pracy, bez podstaw faktycznych itd.
Realizacja prawa indywidualnej kontroli może się odbywać „w każdym czasie” – w normalnych godzinach urzędowania spółki, a gdy jest to niezbędne dla wspólnika – również poza godzinami, o czym zarząd powinien być uprzedzony.
Prawo indywidualnej kontroli może być realizowane samodzielnie albo łącznie z osobą, która pomaga w kontroli np. księgowy.
Uzasadniona obawa po stronie zarządu musi się opierać na okolicznościach faktycznych, wiedzy na temat pewnych faktów, które mogłyby stanowić podstawę takiej uzasadnionej obawy. Mogą nimi być ponadto: podejmowanie czynności konkurencyjnych w przeszłości, zatargi między wspólnikami, które mogą powodować ocenę, że wspólnik będzie działał sprzecznie z interesem spółki, obawa, że dokumenty zostaną udostępnione innym osobom.
Możliwość odmowy przez zarząd wglądu do ksiąg i dokumentów spółki, a także odmowa złożenia wyjaśnień będzie szczególnie uzasadniona, gdy wspólnik zachowywał się już nielojalnie wobec spółki lub gdy uzyskane informacje mógłby udostępnić konkurencji. (Greloch W. artykuł Rzeczposp. PCD 2001/5/15).
Zatem Pani, jako prowadząca księgowość spółki, może wydać wspólnikowi rejestry spółki za zgodą zarządu. Najpierw wspólnik musi zwrócić się do zarządu, a w przypadku odmowy – uruchomić procedurę, która opisałam powyżej. Natomiast Pani musi mieć podstawę udzielenia zgody – zezwolenie zarządu – tym bardziej, że jak rozumiem biuro rachunkowe znajduje się poza siedzibą spółki.
Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.
Zapytaj prawnika - porady prawne online
O autorze: Małgorzata Zegarowicz
Radca prawny, absolwentka Wydziału Prawa, Prawa Kanonicznego i Administracji Katolickiego Uniwersytetu Lubelskiego im. Jana Pawła II w Lublinie. Aplikację radcowską ukończyła przy Okręgowej Izbie Radców Prawnych w Białymstoku. Jako radca prawny pragnie rozwijać się zawodowo oraz służyć pomocą klientom. Interesuje się prawem rodzinnym, spadkowym, prawem pracy, spółdzielczym, mieszkaniowym, a także prawem karnym. Prowadzi własną kancelarię prawną w Suwałkach, a prywatnie pasjonuje się kuchnią, dekoracją wnętrz oraz poznawaniem nowych krajobrazów.
Zapytaj prawnika
