Pełna nazwa firmy a używanie nazwy skróconej

Przepisy dotyczące nazewnictwa firm

Przepisy dotyczące nazewnictwa firm znajdują się w ustawie z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. 2009 r. Nr 131, poz. 1075; dalej „K.c.”). Zgodnie z art. 43⁴ K.c. – firmą osoby fizycznej jest jej imię i nazwisko. Imię i nazwisko stanowi obligatoryjny element (rdzeń) firmy przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną, natomiast ustawodawca zezwala na przyjęcie w brzmieniu firmy dodatkowych określeń indywidualizujących taką osobę jako przedsiębiorcę. Ustawodawca zezwala w pierwszym rzędzie, by do firmy przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną włączyć pseudonim. Natomiast w praktyce stosuje się za dalszym zezwoleniem ustawodawcy dołączenie do firmy określeń wskazujących na przedmiot działalności przedsiębiorcy (np. masaż) lub miejsce jej prowadzenia (np. gabinet fizjoterapii). Zdarza się także używanie innych dowolnie obranych określeń (43⁴ zd. 2 K.c.), pod warunkiem przestrzegania zasady prawdziwości firmy (43⁴ § 2 K.c.).

Wpisanie w CEIDG nazwy skróconej firmy

Jak zatem wynika z przytoczonego przepisu, firmą osoby fizycznej (działalności jednoosobowej) jest jej imię i nazwisko, co oznacza, że musi ono znaleźć się w jej nazwie bez względu na to, czy Pan jako przedsiębiorca podczas rejestracji działalności, czy też w terminie późniejszym będzie stosował także nazwę skróconą.

Nazwa nowej firmy zostaje podana już w początkowej fazie procesu rejestracyjnego, przy wypełnianiu wniosku CEIDG-1. W pozycji numer 6 należy umieścić nazwę nowo zakładanego przedsiębiorca. Zgodnie z ww. przepisem Kodeksu cywilnego, obligatoryjnymi elementami nazwy firmy będą więc: Pana imię i nazwisko jako przedsiębiorcy. Wszelkie inne elementy jak najbardziej można w nazwie umieścić, ale ich brak nie powoduje żadnych ujemnych konsekwencji. Natomiast w rubryce 07 należy podać nazwę skróconą (maks. 31 znaków) np. w Pana przypadku „masaż – gabinet fizjoterapii” (24 znaki). Nazwa skrócona podawana jest dla potrzeb ZUS, albowiem przedsiębiorca zgłaszający się przez formularze ZUS ZUA, ZUS ZZA oraz ZUS DRA może używać nazwy skróconej, stąd też konieczne jest jej wpisywanie do CEIDG.

Używanie w działalności pełnej nazwy firmy

Proszę pamiętać, że wybrana podczas rejestracji nazwa firmy jest później używana bezpośrednio w działalności gospodarczej. Przede wszystkim, nazwa jest podawana na wystawianych fakturach czy rachunkach, a także w umowach. Poza tym nazwa taka widnieje na stronie firma.gov.pl wraz z innymi danymi przedsiębiorcy. Oznacza to, że z nazwą firmy zapoznają się między innymi klienci. Nazwa jest także wpisywana w rubrykach całego stosu rozmaitych dokumentów, które będą Panu towarzyszyć w działalności. Zatem z czysto praktycznych względów dobrze byłoby, aby Pan rozważył następujące aspekty nazwy działalności, czyli np.:

1. nazwa powinna być prosta i łatwa do zapamiętania, a także krótka – w przeciwnym razie w niektórych rubrykach dokumentów może być problem z jej zmieszczeniem,
2. powinna kojarzyć się z profilem prowadzonej działalności, jeśli nie działa w wielu branżach naraz;
3. nazwa powinna się odróżniać od nazw innych przedsiębiorców prowadzących działalność o tym samym profilu (na tym samym rynku branżowym) – dlatego wybierając nazwę dla swojej działalności, powinien Pan przeanalizować najbardziej zbliżone marki firm już działających na rynku, w obrębie którego chce Pan rozpocząć działalność. Pod uwagę należy brać pełne brzmienie firmy, tzn. z dodatkami. Muszą się one różnić od siebie na tyle, żeby dowolny klient mógł odróżnić Pana firmę od pozostałych występujących na tym samym rynku.

Posługiwanie się pełną nazwą firmy na dokumentach i fakturach

Proszę zatem pamiętać, że zgodnie z przepisami, dane na fakturach, rachunkach etc. w przypadku działalności jednoosobowej muszą zawierać między innymi imię i nazwisko właściciela, ale nie ma przeszkód, by zamieścić na fakturze, oprócz wymaganych danych imiennych, również nazwy charakterystycznej. Nie ma natomiast możliwości wskazania na fakturze, rachunku, paragonie jedynie nazwy skróconej np. „Masaż. Gabinet fizjoterapii”. Również w kontaktach z urzędami oraz instytucjami, we wszelkich dokumentach prawnych i pismach, Pan jako przedsiębiorca zobowiązany jest do posługiwania się pełną nazwą firmy, zgodnie z zapisem w rejestrze. Stąd też im krótsza, tym mniej dla Pana uciążliwa. Przy okazji warto pamiętać o tym, że oprócz nazwy może Pan zamieszczać na ww. dokumentach inne elementy – zarówno tekstowe, jak i graficzne, tj. znak towarowy, którym mogą być słowa lub znaki graficzne (np. logo). Taki znak towarowy może być nawet bardziej rzucający się w oczy od „urzędowej” nazwy, sugerując tym samym klientowi, że ma większe znaczenie.

Kiedy można używać skróconej nazwy firmy?

Natomiast w codziennej działalności może Pan używać nazwy skróconej jako zazwyczaj bardziej charakterystycznej, rozpoznawalnej i lepiej kojarzonej. Nazwy skróconej może więc Pan używać np. w celach reklamowych – na wizytówkach, szyldach, ulotkach reklamowych, folderach, w kontaktach z klientami, w korespondencji mailowej, na stronach internetowych itp. oczywiście również ze znakiem towarowym (np. logo).

W swojej działalności powinien Pan posługiwać się albo nazwą pełną, albo skróconą wskazaną w CEIDG. Nie sądzę jednak, aby posługiwanie się nazwą działalności w ulotkach, wizytówkach itp., która nie jest ani skróconą, ani pełną wykazaną w rejestrze CEIDG, ale ich wypadkową, nie była możliwa z prawnego punktu widzenia. Natomiast nie wiem, czy nie będzie to prowadziło do pewnego zamieszania w rozpoznaniu Pana marki (wprowadzenie klienta w błąd). Trudno bowiem będzie klientowi zidentyfikować Pana po nazwie (np. wskazanej w folderze), która nie widnieje w CEIDG, a tym samym na stronach internetowych. Jeżeli nie obawia się Pan tego rodzaju następstw, to oczywiście dla celów reklamowych czy informacyjnych może Pan używać formy pośredniej.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.