• Data: 2024-01-29 • Autor: Artykuł Partnera
Właściwa opieka nad firmowymi samochodami to klucz do sprawnego, efektywnego funkcjonowania przedsiębiorstwa, terminowej realizacji zadań oraz oszczędności – czasu i pieniędzy. Zarządzanie flotą samochodową warto usprawnić, bez względu na to, czy firma posiada kilka czy kilkanaście pojazdów. Wdrożenie odpowiednich działań w tym zakresie w każdej sytuacji przyniesie bowiem pożądane efekty.
Pierwszą rzeczą, którą należy wziąć pod uwagę jest wybór odpowiednich aut. Firmy, które dopiero budują swoją flotę, powinny zacząć od zastanowienia się, jakich pojazdów potrzebują do pracy, z kolei przedsiębiorstwa, które mają już samochody, rozważyć czy właściwie spełniają one swoją rolę i są dopasowane do aktualnie prowadzonej przez firmę działalności.
Firmowe samochody mogą pełnić trzy podstawowe funkcje – służyć do dostawy towarów do klientów, umożliwiać pracownikom świadczenie usług poza siedzibą przedsiębiorstwa lub być tzw. dodatkiem motywacyjnym dla kadry managerskiej. W zależności od tego, w jakim celu wykorzystywane będą pojazdy, należy wybrać odpowiednią markę, klasę oraz rodzaj pojazdu.
W każdej sytuacji warto jednak zwrócić uwagę na poziom spalania, awaryjność i cenę zakupu lub użytkowania samochodu. Należy także pamiętać, że pojazdy są wizytówką firmy – warto więc, aby prezentowały się estetycznie i podkreślały profesjonalny wizerunek przedsiębiorstwa. Zastanawiając się nad wyborem samochodów do firmy, trzeba mieć także świadomość, że auta z założenia mają posłużyć firmie przynajmniej kilka lat – ich wybór powinien być więc dobrze przemyślany.
I stało się! Mamy już wybrane pojazdy, które tylko czekają, aby ruszyć w trasę i pracować w interesie naszego przedsiębiorstwa. Na tym jednak praca nad firmową flotą samochodową jeszcze się nie kończy. Równie ważną kwestią, co sam wybór odpowiednich pojazdów, jest bowiem umiejętne nimi zarządzanie.
Firmy rozwiązują to na różne sposoby – jedne delegują obowiązki związane z zarządzaniem flotą samochodową pracownikowi administracji, inne zatrudniają do tego celu managera floty, a jeszcze inne korzystają z usług outsourcingowych, powierzając opiekę nad firmowymi pojazdami zewnętrznej firmie.
Do obowiązków osoby odpowiedzialnej za flotę samochodową należy m. in. kontrolowanie przebiegu pojazdów, nadzorowanie ich obsługi serwisowej, monitorowanie i rozliczanie ich kosztów, a także obsługa ewentualnych szkód komunikacyjnych. Pracę managera floty wspierają dziś nowoczesne systemy informatyczne o złożonej, rozbudowanej funkcjonalności, dodatkowo wymagane są więc umiejętności w zakresie ich obsługi.
Zarządzanie flotą samochodową to bardzo wymagające, odpowiedzialne i złożone przedsięwzięcie. Wymaga posiadania doświadczenia, fachowej wiedzy, a także specjalistycznego know-how – cech, które niekoniecznie musi posiadać pracownik firmy zajmujący się na co dzień zupełnie innymi kwestiami. Popełnione w tym obszarze błędy mogą z kolei ściągnąć na firmę zupełnie niepotrzebne koszty i opóźnienia, a także obniżyć efektywność funkcjonowania floty.
Nic więc dziwnego, że wiele współczesnych przedsiębiorstw, zamiast zatrudniać managera floty czy powierzać związane z jej obsługą obowiązki jednemu z pracowników, decyduje się skorzystać z usług zewnętrznej firmy. Zarządzanie flotą samochodową można bowiem z sukcesem połączyć z samym procesem jej tworzenia lub przebudowy, decydując się na wynajem długoterminowy.
To nowoczesna usługa, w ramach której firma może wynająć dopasowane do swoich potrzeb pojazdy i jednocześnie skorzystać z zarządzania nową flotą realizowanego przez doświadczonych doradców wypożyczalni. Wynajem długoterminowy jest elastyczną usługą, która pozwala na wynajęcie pojazdów na dłużej niż 12 miesięcy w zamian za comiesięczną opłatę zwaną abonamentem.
Oprócz samego kosztu użyczenia pojazdów, abonament zawiera także szereg innych wydatków – m. in. ubezpieczenie pojazdów, koszty napraw i przeglądów technicznych, wymianę opon, assistance i wiele innych. Taka forma rozliczenia wydatków sprawia, że firma wie, ile będzie kosztowało ją utrzymanie floty oraz posiada pełną kontrolę nad ponoszonymi na jej rzecz wydatkami.
Źródło: https://latweauto.pl/blog/4-czym-jest-flota-samochodowa-jakie-sa-jej-rodzaje-i-przeznaczenie
Zapytaj prawnika
