• Data: 2025-01-13 • Autor: Adam Dąbrowski
Spółka prawa handlowego sprzedała swoje udziały i tym samym poprzedni właściciele przestali ją reprezentować. Nowi właściciele, którzy zostali dopisani do KRS w czerwcu, przystąpili do przetargu otwartego. Aby mogli wziąć w nim udział, musieli wykazać, że mają doświadczenie w branży, która będzie przedmiotem świadczenia usług po podpisaniu umowy. Nowy zarząd spółki przedstawił referencje z lat 2018 i 2020 jako spełniające warunki zamówienia (były to skserowane dokumenty bez dat i potwierdzenia za zgodnością). Czy nowy zarząd spółki może wykorzystywać referencje z lat poprzednich, kiedy nie figurował w spółce, o której mowa? Czy takie przedstawienie doświadczenia, którego de facto nie posiada nowy zarząd działający od trzech tygodni, może zostać zakwestionowane?
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest osobą prawną. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest podmiotem niezależnym od swoich wspólników. Wspólnicy nie są właścicielami majątku spółki. Wspólnicy mają udziały w spółce, z jakimi związane są określone prawa i obowiązki. Na działania spółki wpływają jako zgromadzenie wspólników (bez prawa jej reprezentowania oraz prowadzenia jej spraw) lub jako powołani członkowie zarządu.
Zarząd spółki kapitałowej jest jej głównym organem wykonawczym, uprawnionym do prowadzenia spraw i reprezentacji. W doktrynie przyjmuje się, że zarząd jest organem realizującym zdolność spółki do czynności prawnych. To za pośrednictwem zarządu spółka prowadzi bieżącą działalność zarówno w sferze zewnętrznej, jak i wewnętrznej, a także składa i przyjmuje oświadczenia woli i wiedzy.
Zarząd jest organem obligatoryjnym i składa się z jednego lub większej liczby członków, powoływanych i odwoływanych uchwałą wspólników, chyba że umowa spółki stanowi inaczej (członek zarządu może być np. powoływany przez radę nadzorczą po przeprowadzeniu postępowania kwalifikacyjnego). Do zarządu mogą zostać powołane wyłącznie osoby fizyczne posiadające pełną zdolność do czynności prawnych spośród wspólników lub spoza ich grona. Członek zarządu może być także pracownikiem spółki.
Reprezentowanie spółki obejmuje wykonywanie przez zarząd czynności w stosunkach zewnętrznych i skupia się na składaniu i przyjmowaniu oświadczeń woli oraz szeroko rozumianego ujawniania stanowiska spółki na zewnątrz, m.in. występowania przed organami orzekającymi w postępowaniach sądowych czy administracyjnych, organami samorządowymi i państwowymi, a także osobami trzecimi.
Zgodnie z art. 204 Kodeksu spółek handlowych prawo członka zarządu do prowadzenia spraw spółki i jej reprezentowania dotyczy wszystkich czynności sądowych i pozasądowych spółki, a prawa tego nie można ograniczyć ze skutkiem prawnym wobec osób trzecich.
Referencje uzyskane przez spółkę są referencjami spółki, a nie referencjami wspólników lub członków zarządu. Na takie ich postrzeganie nie ma wpływu to, kto był członkiem zarządu lub wspólnikiem w czasie, gdy spółka uzyskała dane referencje.
Wskażę, iż:
Referencje, jakie wystawiono spółce, należą do spółki, wykazują, że spółka coś robiła i jaka jest tego ocena. Nie należą one do wspólników lub członków zarządu.
W przetargach wymagane jest czasami wykazanie doświadczenia przez uczestnika: tutaj byłaby to spółka. W takiej sytuacji zarząd (stary lub nowy) ma prawo przedstawić dotychczas uzyskane przez spółkę referencje. Albowiem te referencje nie należą do poprzednich wspólników lub poprzednich członków zarządu, ale do spółki, która nadal istnieje.
Zarząd nie wykorzystuje referencji z lat poprzednich nielegalnie. Zarząd ma prawo z nich korzystać z uwagi na to, że referencje uzyskał podmiot, jakim zarząd kieruje i reprezentuje. Zarząd nie wykorzystuje cudzych referencji. Do prawa korzystania z wszelkich dokumentów spółki, w tym powstałych od jej zawiązania do dzisiaj, każdy członek zarządu ma prawo tylko na tej podstawie, że został powołany do zarządu i nabył prawo do prowadzenia spraw spółki oraz jej reprezentowania.
Skorzystanie przez nowy zarząd z referencji spółki uzyskanych za czasów innych członków zarządu nie jest w jakimkolwiek zakresie naruszeniem prawa. Wykazanie przez zarząd w nowym składzie posiadania doświadczenia przez spółkę poprzez załączenie do oferty referencji z lat poprzednich (gdy dana osoba nie była w zarządzie) nie stanowi jakiejkolwiek podstawy do twierdzenia o braku doświadczenia, o niewykazaniu doświadczenia lub o tym, że wykazano doświadczenie innego podmiotu. Wszak w przetargu startuje spółka, a nie jej zarząd.
Zmiana właściciela i zarządu, ciągłość referencji
Firma budowlana „Budex” została przejęta przez nowego właściciela w 2023 roku. Nowy zarząd, chcąc ubiegać się o kontrakt na budowę kompleksu mieszkaniowego, przedstawił referencje z realizacji podobnych projektów w latach 2018–2021. Choć obecny zarząd nie był wtedy zaangażowany w te projekty, referencje te zostały uznane za wiarygodne, ponieważ pochodziły od tej samej spółki, która wykonała prace, a nie od konkretnych osób w zarządzie.
Zmiana członków zarządu, zachowanie dokumentacji
Spółka logistyczna „LogiTrans” zmieniła członków zarządu po przejęciu przez nowego inwestora. W momencie ubiegania się o nowy kontrakt na dostawy, nowy zarząd przedstawił referencje z lat 2019–2020 jako dowód doświadczenia spółki w podobnych projektach. Klient akceptował te referencje, ponieważ stanowiły potwierdzenie wcześniejszych działań i osiągnięć spółki, niezależnie od składu osobowego zarządu.
Zakup spółki z jej dorobkiem
Nowi właściciele przejęli spółkę „TechSolutions”, zajmującą się projektowaniem systemów IT. Po transakcji zarząd został zmieniony, a w dokumentacji nadal znajdowały się referencje od kluczowych klientów z lat 2017–2020. Nowy zarząd, startując w przetargu na rozbudowę systemów informatycznych, przedstawił te referencje jako potwierdzenie doświadczenia spółki, co zostało zaakceptowane przez organizatora przetargu, gdyż referencje te dotyczyły osiągnięć samej spółki, a nie osób zarządzających.
Nowy zarząd spółki ma prawo korzystać z referencji uzyskanych przez spółkę w latach poprzednich, nawet jeśli nie był wówczas jej częścią. Referencje są bowiem przypisane do podmiotu, a nie do osób fizycznych, które go reprezentują. Kluczowe jest wykazanie, że doświadczenie i osiągnięcia przypisane spółce są jej dorobkiem, niezależnie od zmieniających się członków zarządu czy właścicieli.
Aby skorzystać z naszych usług prawnych, opisz swój problem w formularzu pod artykułem, a nasi prawnicy przygotują dla Ciebie indywidualną poradę lub odpowiednie pismo. Aby skorzystać z naszych usług, opisz swój problem w formularzu pod artykułem.
1. Ustawa z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych - Dz.U. 2000 nr 94 poz. 1037
Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.
Zapytaj prawnika - porady prawne online
O autorze: Adam Dąbrowski
Radca prawny.
Zapytaj prawnika
