• Data: 2024-12-05 • Autor: Paulina Olejniczak-Suchodolska
Członkowie stowarzyszenia nie stawiają się na corocznym walnym zgromadzeniu, w związku z czym stowarzyszenie ponosi bezsensowne koszty obsługi i wynajęcia sali na kilkadziesiąt osób. W naszym stowarzyszeniu walne zgromadzenie jest tylko i wyłącznie formalnością (kosztem), ponieważ problemy rozwiązujemy na bieżąco zwykłymi nieformalnymi głosowaniami jawnymi. Czy da się zgodnie z prawem nie przeprowadzać corocznych walnych zgromadzeń stowarzyszenia? W razie potrzeby zawsze możemy organizować nadzwyczajne (celowe) zgromadzenia potrzebne do przegłosowania jakiegoś tematu. Czy jest jest obowiązek powiadamiania członków stowarzyszenia o zaplanowanym walnym zgromadzeniu? Jeżeli tak to w jaki sposób, czy wystarczy kartka na tablicy w miejscu, gdzie członkowie codziennie się zbierają, czy może musi to być poczta lub e-mail? Czy walne zgromadzenie można zaplanować on-line, a potem na przykład nie uda się połączyć z przyczyn technicznych, przez co zgromadzenie się nie odbędzie, a potem zbierzemy podpisy lub podpiszemy uchwały w trybie zaocznym, czyli przejdę się po pawilonach i członkowie poskładają podpisy tam? Generalnie szukamy jakiegokolwiek sposobu, żeby zgodnie z prawem nie musieć przeprowadzać corocznych walnych zgromadzeń.
Zgodnie z art. 11 ustawy Prawo o stowarzyszeniach:
„1. Najwyższą władzą stowarzyszenia jest walne zebranie członków. W sprawach, w których statut nie określa właściwości władz stowarzyszenia, podejmowanie uchwał należy do walnego zebrania członków.
2. Statut może przewidywać zamiast walnego zebrania członków zebranie delegatów lub zastąpienie walnego zebrania członków zebraniem delegatów, jeżeli liczba członków przekroczy określoną w statucie wielkość. W takich przypadkach statut określa zasady wyboru delegatów i czas trwania ich kadencji.
3. Stowarzyszenie jest obowiązane posiadać zarząd i organ kontroli wewnętrznej.
4. W umowach między stowarzyszeniem a członkiem zarządu oraz w sporach z nim stowarzyszenie reprezentuje członek organu kontroli wewnętrznej wskazany w uchwale tego organu lub pełnomocnik powołany uchwałą walnego zebrania członków (zebrania delegatów)”.
Obecnie nie ma już art. 31, który niegdyś był w ww. ustawie a który to stanowił, że „obowiązkiem zarządu jest zwoływanie walnego zgromadzenia w przypadkach statutem przewidzianych, a w razie braku odpowiednich postanowień, co najmniej raz do roku”. Nie ma także art. 32, który wskazywał, że „zarząd obowiązany jest zwołać walne zgromadzenie, jeżeli tego zażąda określona w statucie ilość członków, lub, w braku odpowiedniego postanowienia, jeżeli tego z podaniem powodów zażąda co najmniej 1/10 cześć ogółu członków stowarzyszenia, uprawnionych do głosowania. W razie nieuczynienia zadość temu żądaniu władza rejestracyjna może upoważnić członków, którzy z żądaniem wystąpili, do zwołania walnego zgromadzenia, tudzież wyznaczyć przewodniczącego zgromadzenia. Na upoważnienie powyższe należy się powołać przy zwołaniu zgromadzenia”.
Prawo o stowarzyszeniach obecne nie określa procedury regulującej postępowanie w celu zwoływania walnego zebrania członków, stąd musi zostać ona określona w statucie. Najczęściej faktycznie wskazuje się jako organ uprawniony do zwołania zebrania zarząd, zaś w sytuacji, gdy zarząd nie chce lub nie może tego uczynić – organ kontroli wewnętrznej – jako uprawniony do zwołania zebrania. W orzecznictwie przyjęto, że jeśli statut stowarzyszenia nie przewiduje procedury zwołania walnego zgromadzenia, w takiej sytuacji zastosowanie będą miały przepisy art. 30, który stanowi, że sąd na wniosek organu nadzoru lub z własnej inicjatywy, jeżeli stowarzyszenie nie posiada zarządu zdolnego do działań prawnych, ustanawia dla niego kuratora, który to kurator zobowiązany jest do zwołania walnego zebrania członków w celu wyboru zarządu (postanowienie NSA z 27.05.2008 r., sygn. akt I OZ 158/08). Zasada ta może znaleźć odpowiednie zastosowanie w sytuacji, gdy w statucie nie określono organu uprawnionego do zwołania walnego zebrania członków (tak. np. E. Hadrowicz, Prawo o stowarzyszeniach. Komentarz, Warszawa 2020, art. 11, nt 5).
W doktrynie postuluje się, by z każdego walnego zebrania członków został sporządzony protokół. Jak się wskazuje, jest to niezbędne wtedy, gdy zebranie dokonuje zmian danych, podlegających zgłoszeniu do Krajowego Rejestru Sądowego, bowiem do wniosku o wpis w rejestrze dołącza się dokumenty będące podstawą tych zmian (wyciąg z protokołu). Zauważa się również, że sporządzenie protokołu jest niezbędne także, gdy walne zebranie decyduje w sprawach personalnych, udziela absolutorium zarządowi, rozstrzyga kwestie dotyczące majątku stowarzyszenia (tak. np. P. Suski, Prawo o stowarzyszeniach, Komentarz).
Bez wątpienia członkowie stowarzyszenia muszą zostać odpowiednio wcześnie, skutecznie powiadomieni o dacie walnego zebrania. Informacja o terminie, porządku obrad wraz z ewentualnymi dokumentami dodatkowymi (np. propozycjami zmian w statucie czy sprawozdaniem finansowym) powinna dotrzeć do nich zgodnie z regułami zapisanymi w statucie. Warto stosować przy wysyłaniu zawiadomień potwierdzenie odbioru zawiadomienia. Ogólna informacja (np. kartka gdzieś na korytarzy czy w biurze) nie spełni ww. wymagań. Musi być dowód, że każdy członek został powiadomiony. Zalecane też jest zdecydowanie przesłanie członkom organu kontroli wewnętrznej (tj. np. komisji rewizyjnej) porządku obrad wraz z zawiadomieniem o zwołaniu zebrania.
Na początku obrad konieczne jest wybranie przewodniczącego zebrania, który przedstawia porządek obrad i prowadzi spotkanie oraz sekretarza (protokolanta), który spisuje protokół z zebrania. To oni podpisują się pod wszystkimi uchwałami podjętymi przez walne zebranie członków. Do KRS i do organu nadzoru przesyła się oryginały dokumentów walnego zebrania, trzeba więc pamiętać o przygotowaniu i podpisaniu dokumentów w kilku egzemplarzach (w tym dwóch list obecności).
Walne zebranie podejmuje decyzje za pomocą uchwał. Każdy członek oddaje głos w głosowaniu za lub przeciwko danej uchwale. Głosowanie może być tajne lub jawne. Ważne są zapisy w statucie określające, jaka liczba głosów jest potrzebna, żeby walne przyjęło uchwałę. Kworum, czyli minimalna liczba członków obecnych na zebraniu, konieczna, by podjąć uchwałę.
Jak Pan widzi, wszystkie zasady zwoływania walnego zebrania członków stowarzyszenia powinny zostać uregulowane w statucie, w tym zawierać takie kwestie jak określenie częstotliwości zebrań, ustalenie organu zobowiązanego do zwoływania walnego zebrania, ustalenie sposobu powiadamia członków o zwołaniu walnego zebrania, ustalenie kręgu podmiotów uprawnionych do wnioskowania o zwołanie nadzwyczajnego walnego zebrania członków oraz ewentualnie wskazanie konsekwencji wynikających z niedopełnienia któregoś z ww. zapisów.
Można także (i jest to co raz bardziej powszechne) stworzyć regulamin, na podstawie którego będzie obradować takie walne zebranie. Jest to dokument fakultatywny (nieobowiązkowy) i nie zgłasza się go do Krajowego Rejestru Sądowego.
W czasie epidemii covid-19 dopuszczalne były zebrania o-nline. Obecnie również spotyka się stanowiska, że walne zebrania mogą odbywać się online (musi to dopuścić statut). Zasady i sposób zwoływania się określone są bowiem właśnie w statucie. Niezależnie od sposobu spotkania z walnego zebrania członków powstawać muszą dokumenty potwierdzające odbycie się spotkania i decyzje, jakie zostały w jego trakcie podjęte, czyli najczęściej protokół z walnego zebrania członków + lista obecności oraz uchwały (jeśli były podejmowane).
Dokumenty mogą być przygotowane w wersji papierowej albo elektronicznej, ale zawsze muszą być podpisane (ręcznie albo elektronicznie) przez uprawnione osoby, czyli protokół i uchwały podpisuje osoba prowadząca zebranie i osoba protokołująca zebranie a listę obecności z zebrań stacjonarnych podpisuje odręcznie każda osoba, a listę obecności z zebrań on-line trzeba np. „podpisy” w formie print screen z ekranu komunikatora z imionami i nazwiskami osób.
Jeśli dokumenty z zebrania mają być przygotowane elektronicznie, to protokół z zebrania zawierać powinien w sobie listę obecności a do protokołu - tam gdzie jest mowa o liście obecności należałoby wkleić listę (print screen) z komunikatora – jeśli spotkanie odbyło się on-line, lub wkleić skan listy obecności podpisanej przez wszystkich członków – jeśli zebranie było stacjonarne (oryginał listy jest na papierze).
Ww. protokół podpisuje tylko osoba prowadzącą zebranie i osoba protokołującą zebranie i czynią to wówczas już elektronicznie profilem zaufanym albo podpisem kwalifikowanym elektronicznym, co najbardziej zalecam, bo tylko taki jest zrównany z formą pisemną (nie zawsze podpis zaufany jest uznawany).
Zwołanie nadzwyczajnego walnego zgromadzenia
W stowarzyszeniu lokalnych ogrodników zarząd nie zgodził się na zwołanie nadzwyczajnego walnego zgromadzenia, pomimo wniosku 1/10 członków, którzy chcieli omówić problemy finansowe. Członkowie złożyli wniosek do organu nadzorczego, który upoważnił ich do samodzielnego zwołania zgromadzenia. Podczas zebrania wybrano nowy zarząd, a decyzje zostały przesłane do Krajowego Rejestru Sądowego.
Zmiana statutu na walnym zgromadzeniu
Stowarzyszenie kulturalne zdecydowało na walnym zgromadzeniu o zmianie statutu, by umożliwić organizowanie zebrań online. Uchwała została podjęta zgodnie z przewidzianym kworum, a dokumenty wraz z protokołem zgromadzenia przesłano do KRS, aby zaktualizować dane w rejestrze.
Głosowanie nad absolutorium dla zarządu
Podczas corocznego walnego zgromadzenia członków stowarzyszenia sportowego przeprowadzono głosowanie nad udzieleniem absolutorium zarządowi. Z powodu zarzutów o nieprawidłowości finansowe członkowie nie udzielili absolutorium, co skutkowało powołaniem nowej komisji rewizyjnej, która miała przeprowadzić kontrolę dokumentacji.
Walne zgromadzenie członków stowarzyszenia to najwyższy organ decyzyjny, który podejmuje kluczowe uchwały, np. w sprawach finansowych, zmian w statucie czy wyboru zarządu. Zasady zwoływania i przeprowadzania takich zgromadzeń powinny być ściśle określone w statucie. Protokół z zebrania, lista obecności oraz uchwały są niezbędnymi dokumentami, które muszą być odpowiednio podpisane i przekazane do KRS, szczególnie gdy walne zgromadzenie decyduje o zmianach statutowych lub personalnych.
Oferujemy kompleksowe porady prawne w zakresie organizacji i przeprowadzania walnych zgromadzeń członków stowarzyszeń. Pomagamy w interpretacji statutu, zwoływaniu zebrań, sporządzaniu niezbędnej dokumentacji (protokół, uchwały, lista obecności) oraz wprowadzaniu zmian do Krajowego Rejestru Sądowego. Wspieramy także w kwestiach prawnych związanych z wyborem zarządu, udzieleniem absolutorium czy sporami między członkami. Skontaktuj się z nami, aby zapewnić zgodność procedur ze statutem i przepisami prawa.
1. Ustawa z dnia 7 kwietnia 1989 r. Prawo o stowarzyszeniach - Dz.U. 1989 nr 20 poz. 104
Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.
Zapytaj prawnika - porady prawne online
O autorze: Paulina Olejniczak-Suchodolska
Radca prawny, absolwentka Wydziału Prawa na Uniwersytecie Mikołaja Kopernika w Toruniu. Ukończyła aplikację radcowską przy Okręgowej Izbie Radców Prawnych w Warszawie. Doświadczenie zawodowe zdobywała współpracując z kancelariami prawnymi. Specjalizuje się głównie w prawie gospodarczym, prawie pracy, prawie zamówień publicznych, a także w prawie konsumenckim i prawie administracyjnym. Obecnie prowadzi własną kancelarię radcowską oraz obsługuje spółki i instytucje państwowe.
Zapytaj prawnika
